Wie können KMU Künstliche Intelligenz so einsetzen, dass sie nicht nur einzelnen Mitarbeiter*innen Zeit spart, sondern dem gesamten Unternehmen etwas bringt? Darum ging es bei der zweiten Ausgabe von „Mahlzeit! – Die Mittagsstunde mit Mehrwert“. KI-Experte Martin Giesswein zeigte, wie der Schritt vom Ausprobieren zur systematischen Nutzung gelingen kann.
Nach dem erfolgreichen Auftakt im Juni ging die gemeinsame Veranstaltungsreihe von „Die Wirtschaft“ und der WU Executive Academy in die zweite Runde. Diesmal stand mit „KI in der Praxis“ ein Thema im Mittelpunkt, das viele Unternehmen längst ganz konkret beschäftigt.
Zu Gast war Martin Giesswein, AI Program Director an der WU Executive Academy, Unternehmer und langjähriger Digitalisierungsexperte. Im Gespräch mit „Die Wirtschaft“-Chefredakteur Stefan Böck ging es bewusst nicht um Zukunftsszenarien, sondern um den praktischen Einsatz von KI: Welche Werkzeuge bringen Führungskräften bereits heute etwas? Wie lässt sich KI sinnvoll im Unternehmen verankern? Und welche Spielregeln braucht es dafür?
Drei Stunden Zeitgewinn pro Tag
Giesswein berichtete dabei auch von seinem eigenen KI-Selbstversuch. Sein ursprüngliches Ziel, sich als Führungskraft mithilfe von KI weitgehend „überflüssig“ zu machen, sei zwar nicht aufgegangen. Dafür spare ihm der Einsatz verschiedener KI-Werkzeuge mittlerweile rund drei Stunden pro Tag. Entscheidend sei allerdings nicht allein die eingesparte Zeit, sondern die Frage, wofür sie verwendet werde. Giesswein nutzt den gewonnenen Freiraum unter anderem für Gespräche mit Mitarbeiter*innen und die Weiterentwicklung seines Teams. KI könne damit gerade in der Führung auch Raum für Aufgaben schaffen, für die im Tagesgeschäft häufig zu wenig Zeit bleibt.
Im Gespräch stellte Giesswein eine Reihe von Werkzeugen vor, die er selbst im Arbeitsalltag nutzt: vom Diktieren und Formulieren von E-Mails über automatische Meeting-Protokolle und KI-gestützte Telefonassistenz bis zur Erstellung von Marketingmaterial, Recherche sowie KI als Sparringspartner für Konzepte und Entscheidungen.
Produktivität für die Firma
Die entscheidende Herausforderung beginnt allerdings dort, wo aus persönlicher Produktivität ein messbarer Nutzen für das gesamte Unternehmen werden soll. Giesswein verwies dazu auf aktuelle Zahlen von McKinsey und QuantumBlack: 80 Prozent der Befragten geben an, dass KI ihre persönliche Produktivität verbessert. Einen messbaren Beitrag zum Betriebsergebnis sehen dagegen bislang nur 37 Prozent.
Der zentrale Rat des Experten lautete deshalb: Nicht beim Tool anfangen, sondern beim Prozess. Statt sich zu fragen, was ein neues KI-Werkzeug alles kann, sollten Unternehmen dort ansetzen, wo sie tatsächlich Zeit oder Geld verlieren. Erst dann stelle sich die Frage, ob und wie KI zur Lösung beitragen kann. Gerade KMU müssen daraus kein großes Transformationsprojekt machen. Giesswein empfiehlt unter anderem, zunächst zu erheben, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen ohnehin bereits verwendet werden, eine verantwortliche Person als internen KI-Champion zu benennen und das Thema regelmäßig in Führungsrunden auf die Tagesordnung zu setzen. Für einzelne Anwendungen sollten zudem klare Ziele definiert werden: Was soll besser, schneller oder günstiger werden, und wann wird entschieden, ob ein Versuch weitergeführt oder beendet wird?
Klare Spielregeln statt Verbote
Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Frage, wie Unternehmen mit der vielfach bereits stattfindenden inoffiziellen KI-Nutzung umgehen sollen. Giesswein unterscheidet dabei zwischen einem „roten“ und einem „grünen“ Bereich. Zum roten Bereich gehören frei verfügbare Werkzeuge, die Mitarbeiterinnen bereits eigenständig verwenden. Diesen „Wildwest-Bereich“ einfach zu verbieten, hält Giesswein für den falschen Weg: Unternehmen riskierten damit sowohl die Kontrolle als auch die Innovationsbereitschaft ihrer Mitarbeiterinnen. SIe sollten aber klar vorgeben, dort keine sensiblen Daten hochzuladen. Demgegenüber steht der grüne Bereich mit offiziell freigegebenen und rechtssicher eingesetzten Systemen.
Dafür brauche es auch in kleineren Unternehmen eine KI-Richtlinie. Die müsse allerdings kein umfangreiches Regelwerk sein. Zwei Seiten könnten ausreichen, wenn darin zentrale Fragen verständlich geklärt werden: Welche Daten dürfen in KI-Systeme eingegeben werden? Wer trägt die Verantwortung für die Ergebnisse? Wo ist Transparenz beziehungsweise Kennzeichnung erforderlich? Und wie wird sichergestellt, dass Mitarbeiter*innen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen?
Unternehmen müssen dabei nicht bei null beginnen. Die Wirtschaftskammer stellt konfigurierbare KI-Guidelines zur Verfügung, die an den eigenen Betrieb angepasst werden können. Für rechtliche Fragen zum AI Act bietet die KI-Servicestelle der RTR Unterstützung.
Vom Ausprobieren zum Umsetzen
Am Ende stand damit weniger die Frage im Mittelpunkt, welches KI-Tool derzeit das beste ist. Entscheidend ist vielmehr, aus dem vielfach bereits laufenden Experimentieren einen strukturierten Einsatz zu machen. Dazu braucht es laut Giesswein kein großes Transformationsprogramm. Ein konkreter Anwendungsfall, eine klare Zuständigkeit und messbare Ziele können für den Anfang genügen. Gerade kleinere Unternehmen hätten dabei einen Vorteil: Entscheidungen können häufig schneller getroffen und neue Anwendungen unkomplizierter ausprobiert werden.