Mitarbeiter- und Feedbackgespräche besser führen

Regelmäßige Mitarbeiter- sowie Feedbackgespräche beeinflussen die Leistung der Mitarbeiter positiv. Das belegen Studien. Sie sind zudem für die Personalentwicklung von Bedeutung und steigern, richtig geführt, die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen eher sporadisch geführt – oft nur im Rahmen der jährlichen Mitarbeitergespräche. Dabei verhindern sie viele Konflikte.

Mitarbeiter brauchen Orientierung

Ein Beispiel: Ein Abteilungsleiter registriert, dass einige seiner Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erneut nicht erreicht haben. Seinen Unmut hierüber äußert er jedoch nicht, weil er befürchtet, dass sich die Stimmung im Bereich verschlechtert, wenn er seine Erwartungen mit Nachdruck kundtut. Also wursteln alle weiter wie bisher – auch die Mitarbeiter. Mit der Zeit wird der Ärger der Führungskraft so groß, dass sie irgendwann explodiert und sich im Ton vergreift. Das verletzt wiederum die Mitarbeiter emotional. Hieraus erwächst ein Konflikt, der sich nur noch schwer beheben lässt.

Eine solche Eskalation lässt sich durch regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche vermeiden. Besprechen sollte man in ihnen unter anderem:

• die Qualität der (Zusammen-)Arbeit,
• die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation,
• die Unternehmens- und Bereichsziele,
• die Strategien und Vorhaben,
• die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Mitarbeiters,
• seine Stärken und Schwächen,
• mögliche Qualifizierungs- und Unterstützungsmassnahmen,
• mögliche strukturelle Verbesserungen,
• Ziel- und Bonusvereinbarung.

Die Gespräche haben nicht das primäre Ziel, aktuelle Probleme in der alltäglichen Arbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem Zeitabschnitt zusammenfassend betrachtet werden, um zu klären, wie die Zusammenarbeit noch besser werden kann. Vorkommnisse und Verhaltensmuster in der Vergangenheit dienen hierbei primär zur Erklärung.

Feedbackgespräche aus Überzeugung führen

Feedbackgespräche brauchen Vorbereitung – von beiden Seiten. Deshalb sollten sie terminiert sein. Außerdem ist Feedback nur wirksam, wenn es konkret ist, und hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag. Doch leider empfinden nicht wenige Führungskräfte, weil regelmäßige Mitarbeitergespräche in ihren Unternehmen vorgeschrieben sind, als lästige Pflicht. Entsprechend ist deren Qualität.

Das lässt sich ändern, indem nach jedem Mitarbeitergespräch Führungskraft und Mitarbeiter unabhängig voneinander einen Fragebogen ausfüllen – mit Fragen wie:

• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf und der Gesprächsatmosphäre?
• Wie lange dauerte das Gespräch?
• Wurden auch Entwicklungsthemen angesprochen und -ziele vereinbart?
• Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Eine solche Rückmeldung zum Beispiel an die Personalabteilung garantiert keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche, sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit dem Gespräch die Verpflichtung einhergeht, sich auf (Entwicklungs-)Ziele zu verständigen.

Feedbackgespräche sind umso wichtiger, je eigenverantwortlicher die Mitarbeiter arbeiten sollen, denn: Selbständiges Arbeiten erfordert ab und zu eine Justierung. Hierfür sollten Führungskräfte genug Zeit einplanen: pro Mitarbeiter mindesten eine Stunde.

Ein gut strukturiertes Gespräch besteht aus folgenden Phasen:

• Reflektion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das letzte Quartal),
• Einschätzung der aktuellen Situation und
• Blick nach vorne.

Besonders bedeutsam ist, dass der Mitarbeiter auch ein Feedback über seine „Stärken“ und „Schwächen“ erhält – ohne wertend zu sein. Denn jeder Mensch hat blinde Flecken, also Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen.

Eine Voraussetzung für Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Gelingt es einer Führungskraft im Alltag nicht, eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen, öffnen sich diese auch im Gespräch nicht. Also kann die Führungskraft kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung.

Untersuchungen zeigen, dass regelmäßige Mitarbeiter- und Feedback- beziehungsweise Zielvereinbarungsgespräche folgende Faktoren positiv beeinflussen:

• die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten,
• die Zielklarheit und -orientierung im Alltag,
• die Transparenz und den Informationsfluss,
• die Zusammenarbeit und Leistung,
• das Qualitätsbewusstsein,
• das Selbstvertrauen der Mitarbeiter,
• ihre systematische (Weiter-)Qualifizierung und Kompetenzentwicklung,
• die Kommunikations- und Führungskultur,
• die Eigenständigkeit und -verantwortlichkeit der Mitarbeiter,
• die Identifikation mit der Arbeit und den vorgegebenen Zielen.

Investieren Sie also Zeit und Energie in das Verbessern der Qualität Ihrer Mitarbeiter- und Feedbackgespräche. Es lohnt sich für alle Beteiligten.

Zum Autor: Rainer Paszek arbeitet als Führungskräfte- sowie Teamentwickler, -trainer und -coach. Zudem ist er Lehrcoach sowie zertifizierter Mediator.