Ob Handels-, Produktions-, Handwerksbetrieb oder Dienstleister: Anfragen bleiben oft zu lange unbeantwortet oder gehen im E-Mail-Getümmel unter. Nicht selten landet der Auftrag dann beim Konkurrenten. Eine vielzitierte MIT-/InsideSales-Studie bringt es auf den Punkt: Bei Kundenanfragen zählt Geschwindigkeit. Es gewinnt nicht immer der günstigste oder fachlich beste Anbieter, sondern meist jener Betrieb, der als Erster verlässlich reagiert und mit den Interessent*innen ins Gespräch tritt.
Ein Agent kann dutzende Anfragen mithilfe einer Wissensdatenbank gleichzeitig beantworten, Interessent*innen vorqualifizieren sowie Informationen sammeln und geordnet speichern. Zusätzlich können hilfreiche Funktionen wie Terminvergabe oder die Erstellung von Angebotsentwürfen eingebaut und verschiedene Systeme wie ERP, CRM, CMS usw. angebunden werden. Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gestellt.
Klare Regeln als Grundlage
Wohlgemerkt, der Agent arbeitet nach klar festgelegten Regeln. Diese grenzen zum einen ein, was er sagen darf und was nicht, und geben zum anderen vor, wann das Gespräch an eine Person oder Abteilung weitergegeben werden soll und an wen beziehungsweise welche genau. Ebenso können diese Richtlinien festlegen, welche Informationen vorhanden sein müssen, um Interessent*innen zu qualifizieren. Diese Grenzen sind sehr wichtig, damit der Agent optimal an die Arbeitsweise und Prozesse des Unternehmens angepasst ist.
Zeitersparnis mit Zahlen belegt
Der gesamte Prozess von Anfrage bis Angebotsentwurf kostet Unternehmen schnell 15–30 Minuten reine Arbeitszeit pro Kundenanfrage. Bei 50 Anfragen im Monat sind das bereits 12,5–25 Stunden, wertvolle Zeit, die dank des Agenten für wichtigere Arbeiten genutzt werden kann.
Damit dieser Mehrwert entsteht, muss der Agent aber sauber konfiguriert werden, denn halbfertige Lösungen können hier mehr schaden als nutzen. Vor der Umsetzung durch eine Agentur sollte darum genau festgelegt werden, welche Fähigkeiten der Agent besitzen muss, um als einsatzbereit zu gelten. Ebenso sollte eine Test- und Nachbesserungsphase vorgesehen sein, in der der Agent anhand verschiedener Szenarien geprüft und auftretende Fehler korrigiert werden, bevor er dauerhaft im laufenden Betrieb eingesetzt wird. Gerade in Branchen wie Bau, Handwerk, Produktion oder Technik gibt es viele Situationen, in denen Erfahrung, Sicherheit und fachliche Verantwortung entscheidend sind. Solche Punkte dürfen nicht leichtfertig an ein System übergeben werden, das zwar überzeugend formulieren kann, im Kern aber lediglich darauf trainiert ist, das wahrscheinlich nächste passende Wort vorherzusagen.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Ein gut umgesetzter KI-Agent sorgt dafür, dass Anfragen sofort erfasst und Aufträge nicht mehr durch langsame Reaktion verloren gehen. Gleichzeitig sammelt er die wichtigsten Informationen vor und entlastet Mitarbeitende, damit diese ihre Zeit dort einsetzen können, wo menschliche Denkweise wirklich zählt: beim Einschätzen, Entscheiden und verantwortungsvollen Weiterarbeiten.
Acht Tipps für den Einsatz von KI-Agenten
- Schnelligkeit vor Perfektion: Wer als Erster verlässlich auf eine Kundenanfrage reagiert, hat oft schon gewonnen, unabhängig von Preis oder Fachkompetenz.
- Klare Regeln definieren: Legen Sie genau fest, was der Agent sagen darf, wann er ein Gespräch weitergibt und an wen.
- Qualifizierungskriterien festlegen: Bestimmen Sie vorab, welche Informationen vorliegen müssen, damit ein Interessent als qualifiziert gilt.
- Zeitersparnis einkalkulieren: Bei 50 Anfragen im Monat lassen sich durch einen Agenten bis zu 25 Stunden Arbeitszeit einsparen.
- Sauber konfigurieren statt Halbfertiges einsetzen: Definieren Sie vor der Umsetzung durch eine Agentur genau, welche Fähigkeiten der Agent besitzen muss.
- Test- und Nachbesserungsphase einplanen: Prüfen Sie den Agenten anhand verschiedener Szenarien, bevor er dauerhaft im laufenden Betrieb eingesetzt wird.
- Fachliche Verantwortung nicht abgeben: Gerade in Branchen wie Bau, Handwerk, Produktion oder Technik bleibt menschliche Erfahrung bei sicherheitsrelevanten Entscheidungen unverzichtbar.
- Freiräume nutzen: Ein gut konfigurierter Agent entlastet Mitarbeitende, damit sie sich auf Einschätzen, Entscheiden und verantwortungsvolles Weiterarbeiten konzentrieren können.
Über den Autor
Manuel Herk ist Gründer und Geschäftsführer von Simplico, einer Software- und Automatisierungsagentur mit einem internationalen Team. Herk unterstützt Unternehmen dabei, Technologien so einzusetzen, dass sie Komplexität reduzieren, Prozesse simpler machen und wieder mehr Zeit schaffen.