Bürodienstleister: Das Ass im Ärmel

Das Geschäft läuft gut. Wäre da nicht die leidige Administration: Mails lesen, Angebote schreiben, Rechnungen legen. An dieser Stelle kommen Bürodienstleister ins Spiel. Das sind meist weibliche Engel, die genau das tun, was man selbst gerade nicht kann oder will. „Ganz oft sortieren wir Belege, bereiten die Buchhaltung für den Steuerberater vor, ordnen Bank- und Kassabewegungen zu und schreiben freundliche Mahnbriefe“, listet Michaela Putschalka auf, versierte Bürodienstleisterin und spezialisiert auf kleine Unternehmen. Putschalka erinnert sich an einen Architekten, „der in seinem Leben wahnsinnig viel geleistet hat. Nur mit Belegen kennt er sich nicht aus.“ Die nimmt sie ihm ab. Über die Dauer entstehen aus solchen Werkverträgen – nichts anderes sind Bürodienstleistungen – Vertrauensbeziehungen. „Da verrechne ich nicht mehr jedes Telefonat.“

Eine Nummer größer ist www.bogdan.co.at tätig. Selbst früher Assistentin einer Bereichsdirektion, liegt ihr Schwerpunkt heute in Büromanagement und dem Entlasten ganzer Backoffices. Kürzlich rief eine verzweifelte Unternehmerin an, die eben zwei Gesellschaften gründete und wichtige Unterlagen nicht fand. „Ich habe ihr eine neue Ablagestruktur erstellt und umgesetzt.“ Auch digital ist sie fit: „Excellisten machen irgendwann keinen Spaß mehr. Eben habe ich in einem Büro eine digitale Personalakte eingeführt.“ Aus ihrer früheren Anstellung bringt sie HR-Wissen mit, „das muss man haben, wenn man mit sensiblen Daten zu tun hat.“ Jede Kollegin habe einen solchen Schwerpunkt, erzählt sie: „Manche sind auf fachliche Unterstützung spezialisiert, andere telefonieren gerne, machen Servicetermine aus oder fungieren als Helpline. Wir empfehlen einander gegenseitig.“

Was kostet die Hilfe?

Wie oft sie für einen Kunden tätig wird, hängt von dessen Bedarf ab. „Manche brauchen mich jeden Tag, andere rufen zweimal im Monat an.“ Als Bürodienstleisterin ist sie Meisterin im Zeitmanagement, priorisiert jeden Task und trägt ihn in einer To-Do-Liste ein, „damit ich nichts vergesse.“ Für Unvorhergesehenes hält sie Puffer frei.

Richtsatz: zwischen 55 Euro und 120 Euro pro Stunde. Das hängt vom Einsatzgebiet ab. Täglich ein Postfach durchzuarbeiten ist einfacher als interimistisch ein Büro zu leiten. Und es kommt auf die Art der Verrechnung an, ob  Einzelstunden oder Monatspauschale. Putschalka: „Nicht nach dem Preis entscheiden, sondern nach Erfahrung im konkreten Thema. Und schauen, wie gut man harmoniert.“ Die richtige Chemie betont auch Bogdan. „Ich rede gern Klartext: Sage mir, was du willst, und ich sage dir, ob es geht.“

Wo die Grenzen sind

Bürodienstleistung ist ein freies Gewerbe. Jeder, der eine kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Erfahrung hat, kann es ausüben. Doch es gibt Grenzen. So sind etwa vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung erlaubt, nicht aber die Buchhaltung selbst. Die darf nur machen, wer einen einschlägigen Gewerbeschein besitzt.

Putschalka arbeitet bei Neukunden anfangs gern vor Ort. „So bekomme ich einen guten Einblick und lerne ihn und seine Prioritäten kennen. Sobald das Vertrauen da ist, wechsle ich in mein eigenes Büro.“ Dieser Wechsel ist wichtig, die Sozialversicherung könnte ihr und dem Auftraggeber sonst Scheinselbstständigkeit unterstellen. Tatsächlich sind Bürodienstleister selbst EPU und denken auch so: „Proaktiv und in Lösungen – vielleicht mehr als es angestellte Mitarbeiter würden.“