Registrierkassenpflicht: Voraussetzungen, Fristen und Ausnahmen
Wer die Registrierkassenpflicht ignoriert, riskiert Strafen von bis zu 5.000 Euro – Wen die Registrierkassenpflicht betrifft, welche Fristen gelten und was Sie jetzt unbedingt beachten sollten, erfahren Sie hier.
Seit dem Jahr 2016 gilt in Österreich die Registrierkassen- beziehungsweise Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Das hat zur Folge, dass Unternehmen unter gewissen Voraussetzungen nun verpflichtet sind, eine Registrierkasse zu verwenden. Mit diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Punkte im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht auf und geben Ihnen und Ihrem Unternehmen wichtige Tipps für die Praxis mit.
Wen trifft die Registrierkassenpflicht?
Die Verpflichtung zur Registrierkasse ist an gewisse Umsatzgrenzen geknüpft. Konkret greift die Verpflichtung, wenn ein Unternehmen:
- einen Jahresumsatz in Höhe von mindestens 15.000 Euro netto erzielt und
- die Barumsätze die Grenze von 7.500 Euro netto überschreiten.
Übersteigen Ihre Umsätze diese beiden Grenzen, sind Sie grundsätzlich zur Verwendung eines Registrierkassensystems verpflichtet. Dennoch bestehen auch diverse Ausnahmeregelungen, wie zum Beispiel jene für Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins oder für Einnahmen durch Verkäufe und Leistungen auf öffentlicher Straße.
SLT-Tipp: In der Praxis wird der Begriff „Barumsätze“ oft missverstanden, da nicht nur Zahlungen mit Bargeld darunterfallen. Laut Meinung der Finanzverwaltung umfasst dieser Begriff jene Zahlungen, welche mittels Bankomat- oder Kreditkarte durchgeführt werden.
Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse – was nun?
Ist Ihr Unternehmen zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, ist zu prüfen welche Schritte nun konkret vorzunehmen sind. Nachdem Sie sich für eine Registrierkasse beziehungsweise einen Registrierkassenanbieter entschieden haben, muss die Registrierkasse noch dem Finanzamt gemeldet werden. Dafür sind folgende Schritte notwendig:
- Inbetriebnahme der Signatureinheit, sowie dessen Registrierung via Finanz-Online
- Registrierung der Registrierkasse via Finanz-Online
- Inbetriebnahme der Registrierkasse durch Erstellung eines Startbelegs
- Prüfung des Startbelegs via Finanz-Online
- Beginn der Verwendung der Registrierkasse
Für die Anmeldung einer Registrierkasse sind demnach zwei Punkte relevant: Die Signatureinheit und die Registrierkasse bzw. der Startbeleg selbst. Durch die Signatureinheit wird die Registrierkasse Ihrem Unternehmen zugeordnet.
SLT-Tipp: Sprechen Sie mit Registrierkassenanbieter*innen. Häufig werden die Schritte zur Anmeldung der Registrierkasse von Anbieter*innen selbst vorgenommen. Sollte Anbieter*innen die Anmeldung nicht für Sie vornehmen, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, um unnötige Hoppalas zu vermeiden.
Ich möchte keine Registrierkasse einrichten – geht das?
Nein – überschreiten Sie mit Ihrem Unternehmen die relevanten Umsatzgrenzen, sind Sie zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, kann dies als Finanzordnungswidrigkeit gesehen werden, wodurch Strafen von bis zu 5.000 Euro drohen können.
Welche Fristen gibt es zu beachten?
Sind Sie zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, gibt es einige Fristen zu beachten: Eine dieser Fristen gilt für die Übermittlung des Jahresschlussbelegs an das Finanzamt. Dieser ist für jede Registrierkasse zu erstellen und zu überprüfen. Zweck des Jahresschlussbelegs ist die Kontrollmöglichkeit, ob die Registrierkassenumsätze in der Buchhaltung richtig erfasst wurden. Diese Kontrollmöglichkeit gilt sowohl für Sie, als auch für das Finanzamt, welche die Umsätze mittels Schlussbeleg kontrollieren kann.
Die Überprüfung des Schlussbelegs kann entweder elektronisch via Finanz-Online oder aber anhand der App „BMF Belegcheck“ erfolgen. Frist für die Übermittlung und Prüfung des Schlussbelegs ist immer der 15. Februar des Folgejahres.
Beispiel: Registrierkassenschlussbeleg 2025 ist bis spätestens 15.02.2026 an das Finanzamt zu übermitteln.
Eine weitere durchaus relevante Meldefrist betrifft den Ausfall der Registrierkasse. Fällt diese beziehungsweise die Signatureinheit für mehr als 48 Stunden aus, so ist der Ausfall unverzüglich – längstens binnen einer Woche – dem Finanzamt zu melden. Die Meldung kann dabei direkt über Finanz-Online erfolgen.
Fazit
Die vielen Regelungen und Ausnahmen rund um das Thema Registrierkasse können schon erdrückend wirken. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, besprechen Sie Ihre Fragen mit Ihrer steuerlichen Vertretung. Einige Prozesse wie die Überprüfung des Jahresschlussbelegs können durch Ihre Steuerberatung oder sogar voll automatisch von Registrierkassenanbieter*innen durchgeführt werden.
Weitere Tipps und Informationen finden Sie auf unserer Homepage.
