Wie aus Zahlen Chancen werden
„Controlling? Das ist doch nur was für Großunternehmen. Dafür haben wir keine Ressourcen und das können wir uns auch nicht leisten.“ Ähnliche Aussagen höre ich immer wieder, wenn ich mit Führungskräften von KMU über Controlling spreche. Während diese Ansicht durchaus nachvollziehbar ist – ich selbst habe als Unternehmersohn gelernt, dass Führungskräfte keine Zeit für weitere „Overhead-Aufgaben“ haben – ist sie zu kurz gesprungen. Führungskräfte nehmen sich so die Chance, ihr Unternehmen strukturiert und zukunftsorientiert auszurichten.
Ich habe mein Handwerk als Controlling-Berater in der Konzernwelt gelernt. Dort ging es um schnellstmögliche Abschlüsse in der Buchhaltung, dynamische Kennzahlen-Analysen, integrierte Planung und Entscheidungsunterstützung für die Führungskräfte. KMU haben berechtigter Weise vergleichbare Anforderungen an ihre Unternehmenssteuerung, nur waren die bisherigen technologischen Hilfsmittel und Beratungsleistungen nicht auf die Bedürfnisse von KMU ausgerichtet. Ein modernes und effektives Controlling ist mittlerweile jedoch auch für KMU zugänglich und leistbar. Die Idee dahinter heißt „Controlling as a Service“ und fokussiert auf eine intelligente Kombination aus Technologie und Serviceleistungen. Drei entscheidende Hebel stehen bei der Einführung eines Controllings für KMU im Vordergrund:
- Legen Sie sich auf das Wesentliche fest
Die vielleicht schwierigste Aufgabe im Rahmen der Einführung eines Controllings ist die Festlegung auf die wichtigsten Informationen für die Unternehmenssteuerung. Ein effektives Controlling verlangt Priorisierung. Viel zu oft entstehen Kennzahlwüsten und Auswertungen, die keine hilfreichen Erkenntnisse bringen. Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang die Frage: „Wenn ich nur drei Informationen über die Entwicklung meines Unternehmens bekommen kann, welche wären das?“ Damit haben Sie Ihre Key Performance Indicators (KPIs). Als Controller komme ich dabei aber nicht umhin zu betonen, dass gewisse Informationen für Führungskräfte – unabhängig von der gefühlten Wichtigkeit – verpflichtend sind. Dazu zählen insbesondere Informationen zu Profitabilität und Liquidität. Die Priorisierung der wichtigsten Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens ist eine zentrale Aufgabe, die unbedingt im Vorfeld einer Einführung eines Controlling-Systems getätigt werden muss, ansonsten liefert auch das beste Controlling-Tool keinen Mehrwert.
- Richten Sie Ihre Unternehmenssteuerung zukunftsorientiert aus
Eine wesentliche Informationsquelle für Führungskräfte von KMU zur Lage des Unternehmens ist die Buchhaltung. Diese wird entweder im eigenen Haus durchgeführt oder ist, z.B. an eine Steuerberatung, ausgelagert. Eine vergangenheitsbezogene Analyse der Buchhaltungsergebnisse ist ein wesentliches Element der Unternehmenssteuerung, erlaubt aber nur wenig Handlungsspielraum und Zukunftsorientierung. Um Führungskräfte mit den Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen zu versorgen, müssen die Finanzkennzahlen um vorgelagerte Kennzahlen (sog. Frühindikatoren) aus Vertrieb, Einkauf, Fakturierung etc. ergänzt und in Zusammenhang gebracht werden. Damit können Entwicklungen eingeschätzt und Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergriffen werden. Als leichtgewichtiges Reporting-Tool, das verschiedene Datenquellen integriert und harmonisiert, kann es den Aufwand zur Aufbereitung der Daten und Berichte erheblich reduzieren.
Ein weiteres zentrales Element für die verstärkte Zukunftsorientierung von KMU ist die Durchführung von Planungen und Prognosen. Die Wichtigkeit dieser Übungen besteht im Setzen eines Ankers für die Ziele des Unternehmens sowie in der regelmäßigen Verbesserung der Prognosegenauigkeit. Das fördert nicht nur den ruhigen Schlaf der Führungskräfte, sondern erhöht auch das Vertrauen der externen Stakeholder in das Unternehmen. Eine Gewinn- und Verlustplanung kann mit einfachen technologischen Hilfsmitteln und Zuhilfenahme von verfügbaren Daten (z.B.: Fortschreibung von Fixkosten) ohne großen Mehraufwand erstellt werden.
- Erwecken Sie das Controlling zum Leben
Controlling verbessert die Unternehmenssteuerung nicht, wenn nicht auch das Unternehmen darauf ausgerichtet ist. Führungskräfte müssen die Nutzung von Controlling für die Unternehmenssteuerung aktiv vorleben. Ein regelmäßiger Prozess der Analyse von Entwicklungen und Abweichungen sowie Entscheidung über geeignete Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung ist wichtig, um eine kontinuierliche Verfolgung Ihrer Ziele zu fördern. Dazu können beispielsweise monatliche oder quartalsweise Performance-Überprüfungen vereinbart werden, in denen mit Hilfe der Kennzahlenberichte Zielabweichungen analysiert werden. Dabei sollte die Verantwortung zur Erreichung der Zielwerte auf möglichst viele Schultern verteilt werden. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Erreichung der Ziele und belohnen Sie sie entsprechend. Je mehr Mitglieder Ihrer Organisation an der Erreichung der Ziele beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Ziele auch tatsächlich erreicht werden. Eine Entlastung Ihrer Kapazität ist ein netter Nebeneffekt. Richtig aufgesetzt und strukturiert hilft Controlling jedem Unternehmen – egal ob etabliertem KMU oder neu gegründetem Unternehmen –, ungenutzte Potenziale aufzudecken und aus brachliegenden Zahlen echte unternehmerische Chancen zumachen. Mit den geeigneten KPIs, einer soliden Planung, einem gut organisierten Ablauf und einer auf das Controlling eingeschworenen Organisation ist der Weg zum Erfolg geebnet.
Über den Autor:
Bernhard Frühlinger ist Gründer und Geschäftsführer der Acquedus Business Services GmbH.
