Der Druck wächst
Gibt es die vielzierte digitale Spaltung auch in der Wirtschaft?
Ja, das ist durchaus erkennbar. Einige Digitalisierungs-Projekte haben durchaus an Tempo zugelegt, allerdings beschränkten die sich oft vorrangig auf Technologien für die Umstellung auf mobiles Arbeiten. Viele Firmen haben während der Krise etwas aktionistisch gestartet, um ihren Betrieb zum Beispiel auch im Home-Office arbeitsfähig zu halten. Das bestätigte auch eine Studie, die wir gemeinsam mit Keypoint Intelligence durchgeführt haben. Kleine und mittelständische Unternehmen sahen sich bei ihren Bemühungen, Remote-Work zu ermöglichen, mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert: Zum Beispiel sahen 38 Prozent der IT-Entscheider die Verwaltung von Remote-Work als schwierig an. Und 44 Prozent meinten, dass die Wartung der IT-Hardware oder -Software der Mitarbeiter im Homeoffice eine ziemliche Herausforderung ist. Vieles ist gelungen, aber was es nun braucht ist ein Gesamtkonzept, welches die bestehenden Systeme besser verknüpft und optimiert. Jene Unternehmen, die vor der Krise bereits eine gute Digitalisierungs-Strategie hatten, konnten darauf aufbauen und sind immer mehr zu Vorreitern geworden, die die Erträge ihrer Investitionen einfahren. Und dann gibt es die „digitalen Neulinge“, die aber keine Angst haben müssen, denn in vielen Fällen würde schon ein Einstieg mit kleinen Projekten reichen, damit sie nicht den Anschluss verlieren. Es muss nicht gleich ein vollständig digitales Geschäftsmodell sein, oft bringt die Automatisierung von Standardaufgaben schon viel, wie beispielsweise das Digitalisieren der Standard-Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern via App von Konica Minolta.
Was müssen Unternehmen bei ihren Digitalisierungsplänen beachten?
Die Fragen, die sich ambitionierte Unternehmen zunächst stellen sollten, sind: Wo befinde ich mich eigentlich? Was muss ich machen? Wo will ich hin? Viele Betriebe setzen bereits digitale Tools ein, aber daneben existieren noch unzählige papierbasierte Büroprozesse. Solche Medienbrüche sind häufig Ursache für Kosten, Fehler oder Verzögerungen im Unternehmen. Hier gilt es, die vorhandene Infrastruktur weiterzuentwickeln, um analoge Prozesse schrittweise durch digitale Prozesse abzulösen oder zu unterstützen. Als Resultat wird der administrative Aufwand unmittelbar reduziert und zusätzlich – mittelfristig noch viel wichtiger - lässt sich für praktisch jedes Unternehmen „Mehrwert durch Daten“ generieren: die Prozesse werden dadurch schneller und zuverlässiger, und auch deutlich transparenter, als sie es analog überhaupt sein können. Und zwar nicht nur aus Sicht der Unternehmensführung, sondern aller Prozessteilnehmer. Somit auch für Kunden und Lieferanten sofern diese integriert werden (Apps, Portale, MS Teams, etc.). Vorreiter sollten zügig weitermachen, optimieren und gegebenenfalls modernisieren – hier ist der Weg aber häufig schon gut vorgezeichnet und der Fokus liegt eher auf gezielten Investitionen.
Diejenigen, die erst in der Krise richtig damit begonnen haben, sollten ihre Digitalisierungs-Strategie ausbauen. Beginnend mit einer aktuellen Bestandsaufnahme lassen sich dann die lohnendsten Ziele für Optimierung und Weiterentwicklung identifizieren. So stellen Unternehmen sicher, dass sie in gewinnbringende Projekte investieren – und das sind nicht immer die naheliegendsten. Viele Unternehmen denken zum Beispiel zuerst an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung. Manchmal sind aber andere Lösungen wie beispielsweise ein digitaler Posteingang viel sinnvoller. Consultants von Konica Minolta können den Mittelstand mit einer einfachen Methode bei dieser Priorisierung effektiv unterstützen.
Und wie gehen Digitalisierungsneulinge vor?
Manche Unternehmen sind bislang auch ohne größere Digitalisierungsbemühungen gut zurechtgekommen. Mittlerweile merken sie aber, dass auch sie etwas verändern müssen. Partner und Kunden kommunizieren immer digitaler und erwarten das auch von ihren Lieferanten und Partnern. So wächst auch hier der Druck. Häufig genügen Basisstrukturen, um den Einstieg zu bewältigen. Oft reicht es fürs erste schon mal Standardaufgaben zu automatisieren, wie zum Beispiel die automatisierte Weiterleitung von eingescannter Post an die zuständigen Empfänger. Die Postbearbeitung wird so deutlich beschleunigen. Dokumente sind einerseits digital verfügbar und können zusätzlich rasch an die passenden Empfänger weitergeleitet werden. Ein weiterer sinnvoller Schritt ist ein digitales Dokumentenarchiv. Habe ich das implementiert, kann ich weitere Maßnahmen betrachten, die darauf aufbauen. So ist man mit einem digitalen Dokumentenmanagement und einfachen Workflow-Lösungen häufig schon recht gut aufgestellt. Auch die Automatisierung von sich häufig wiederholenden Standardaufgaben kann sich schnell lohnen. Das steigert die Effizienz und erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter, die sich so auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Und wie schon zuvor erwähnt, können wir Unternehmer und Verantwortliche bei dieser Priorisierung professionell unterstützen, um einen effizienten und auch investitionsgünstigen Start sicherzustellen.
Mit welchen Lösungsansätzen unterstützt Ihr Unternehmen digitalisierungswille Betriebe?
Unsere Angebote richten sich aufgrund unserer größenübergreifenden Marktpräsenz - vom kleinen Unternehmen bis zum Weltkonzern - an unterschiedliche Unternehmensgrößen, wir haben für viele die passende Lösung. Dazu zählen Hard- und Softwarelösungen sowie Dienstleistungen und Support für individuelle Gesamtlösungen. Und wir bieten umfassende Beratung. Im Mittelpunkt steht häufig die Optimierung von Geschäftsprozessen durch Workflow-Automatisierungen und wir unterstützen unsere Kunden dabei zusätzlich im Zuge der Digitalisierung Mehrwert durch Daten zu generieren. Mit Blick auf die individuellen Herausforderungen definieren unsere Teams gemeinsam mit unseren Kunden die einzelnen Entwicklungsschritte, aufbauend auf dem, was bereits vorhanden ist und so, dass, Vorteile für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter schnell spürbar sind.
Für Einsteiger bietet sich beispielsweise ein modernes Druck- und Dokumentenmanagement in Verbindung mit einfachen Workflow-Lösungen an, da hier mit überschaubarem Einsatz schon größere Effizienzgewinne erzielt werden können. Für bereits fortgeschrittenere Unternehmen unterstützt Konica Minolta bei der Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse mit Enterprise Content Management Systemen.
Je nach Kundensituation bieten Lösungskombinationen große Potenziale. So kann für Mitarbeiter im Außendienst, die viel mobil arbeiten, beispielsweise der „Konica Minolta Cloud-Print“ in Verbindung mit Kartenlesegeräten und „Dispatcher Paragon“ als Workflow-Lösung, sichere und ortunabhängige Ausdrucke ermöglichen und auch Dokumente automatisiert in Büroprozesse einleiten.
Was ist der wichtigste Tipp, den Sie Unternehmen ans Herz legen möchten?
Für digitales Unternehmertum braucht es eine Vision und eine Vorstellung vom Mehrwert digitaler Lösungen. Das bedeutet, die Geschäftsführung eines Unternehmens muss klar hinter der Digitalisierung stehen. Dann gilt es ein realistisches Gesamtbild des aktuellen digitalen Reifegrades des eigenen Unternehmens zu erarbeiten und die Ziele und Anforderungen für die Zukunft zu definieren sowie die dafür erforderlichen Ressourcen einzuplanen. Bei dieser Entwicklung kann Konica Minolta als erfahrener Partner, insbesondere den Mittelstand, bereits effizient unterstützen. Es ist wichtig einerseits ein größeres Ziel vor Augen zu haben, aber häufig erst einmal klein zu starten. Das heißt schrittweise Implementierungen vorzunehmen, mit dem Ziel möglichst viele Standardaufgaben zu automatisieren. Für diesen Prozess ist es von besonderer Bedeutung die Mitarbeiter ins Boot zu holen, denn diese begleiten die digitalisierten Prozesse in der Zukunft. Einer erfolgreichen Digitalisierung steht dann nichts mehr im Weg.
