Wissen ist Macht

IT Security
06.06.2021

 

Besondere Kenntnisse wollen gehegt, gepflegt und geschützt werden. Wissensmanagement bringt einen Wettbewerbsvorteil, wird aber noch von wenigen KMU strategisch und konsequent eingesetzt. Doch damit laufen sie Gefahr, ihren Wissensvorsprung allmählich zu verlieren.

Mario Hartinger, AVL

"KMU leben von Wissen", Josef Herget, Direktor des Excellence Institutes.

Wissen ist Macht. Das gilt besonders für Unternehmen, die eine führende Marktposition anstreben oder behalten wollen. Sowohl Leitbetriebe als auch KMU, die dem Wissensmanagement keine Priorität einräumen, werden es künftig schwer haben. Josef Herget, Direktor des Excellence Institutes, einem Thinktank und Forschungsinstitut in Wien, das unter anderem auf Wissensmanagement spezialisiert ist, sagt: „KMU leben vom Wissen. Und noch nie war so viel Wissen verfügbar wie jetzt.“ Die logische Folge für heimische Unternehmen – von denen laut KMU Forschung Austria 99,6 Prozent KMU sind – müsste daher sein, dass für sie ein goldenes Zeitalter angebrochen ist.

Doch nicht alle KMU profitieren von der Masse an vorhandenem Wissen. Es liegt schließlich nicht auf der Straße. Und selbst wenn es leicht zugänglich ist, heißt das noch nicht, dass Unternehmen einen Überblick darüber haben oder alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wissen, wo sie genau die Information finden, die sie brauchen. Wissen will eben gemanagt, gepflegt und geschützt werden, damit es Unternehmen in der täglichen Praxis sinnvoll einsetzen können und es ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Viele von ihnen haben sich noch keine Strategie zurechtgelegt, wie sie mit bestehendem Wissen umgehen und neue Wissensquellen anzapfen können, und so manches wird laut Josef Herget immer noch dem Zufall überlassen: „Den Umgang mit Wissen im Unternehmen systematisch zu planen und zu evaluieren, das macht kaum jemand.“

„Wir müssen darauf achten, dass keine Informationen von einem Kunden zum anderen fließen.“ Mario Hartinger, AVL

STABSSTELLE WISSENSMANAGEMENT

Die Leitz-Gruppe, führender Hersteller von maschinengetriebenen Präzisionswerkzeugen zur zerspanenden Bearbeitung von Holz, Holzwerkstoffen, Kunststoffen und anderen Materialien, stellt eine erfreuliche Ausnahme dar. Das Unternehmen, das in Europa, Asien und Amerika produziert und seine Produkte in mehr als 150 Ländern vertreibt, beschäftigt sich seit 2005 intensiv mit Wissensmanagement und hat es sogar in einer eigenen Stabsstelle im Unternehmen verankert. Peter Merzendorfer, IT- und Konstruktionsleiter von Leitz, sagt: „Wissen stellt eine wertvolle Ressource für uns dar. Wie jede Ressource muss Wissen dabei den generellen Managementprinzipien unterworfen werden. Es muss geplant, gesteuert und evaluiert werden.“ Unter Wissensarbeit versteht man bei Leitz, Wissen nicht nur als Ressource zu nutzen, sondern auch kontinuierlich zu hinterfragen und weiterzuentwickeln: „Lernen auf allen Ebenen ist dabei ein wesentlicher Bestandteil.“ Wissensmanagement verstehe man als ein „Set von Tools, das uns unterstützt, unsere Ziele besser zu erreichen, besser zusammenzuarbeiten und somit immer erfolgreicher zu werden“.

Dazu hat Leitz aus der eigenen Konzernstrategie und den Zielen konkrete Fragen zum Wissensmanagement abgeleitet und in einem Self-Check zusammengefasst. Damit überprüft sich das Unternehmen jedes Jahr selbst und macht so seine Entwicklung sichtbar. Mithilfe des Self-Checks identifiziert es jene Handlungsfelder, in denen es in der Wissensarbeit effizienter werden will (z. B. bei der Organisation, Abstimmung und Meeting-Kultur), wo es unternehmenskritisches Wissen bewahren und verfügbar machen und Kompetenzen stärken will, wo es seine Marktposition und den Umsatz durch den Ausbau und das Nutzen von Wissen verbessern will und schließlich wo es Fachbereichsziele mit Wissensmanagement einfacher und besser erreichen will.

AUS FEHLERN LERNEN

Entscheidend für erfolgreiches Wissensmanagement sind bei Leitz die stetige Ausbildung und Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und – aus Fehlern zu lernen. Um das Wissen und den Standard im Unternehmen zu festigen und auszubauen, müssen beispielsweise nach Abschluss einer Reklamation die Erkenntnisse in sogenannte Wissensdokumente eingearbeitet werden, sodass sich Fehler nicht wiederholen. Die Dokumente, mit denen die Organisation arbeitet, entwickeln sich so ständig weiter. Zum Schutz des Wissens setzt Leitz zum einen auf Patente und IT-Infrastruktur und befragt zum anderen Expertinnen und Experten vor dem altersbedingten Berufsausstieg aus dem Unternehmen in einem Expert-Debriefing. Merzendorfer: „Bei diesem Wissenstransfer zwischen ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und deren Nachfolgerinnen und Nachfolgern werden ihnen anhand eines Leitfadens strukturiert Fragen gestellt, um das Wissen zu externalisieren und weiterzuvermitteln bzw. in unserer Wissensdatenbank zu speichern.“

„KMU sollen die Ergebnisse der Forschungen nachhaltig nutzen.“​ Silvia Russegger, Joanneum Research

WISSENSCHAFTLICHES KNOW-HOW ANZAPFEN

Um neues Wissen von außen ins Unternehmen zu holen, setzen viele KMU auf Kooperationen mit Forschungseinrichtungen. So hat die Joanneum Research Forschungsgesellschaft, eine der größten außeruniversitären Forschungseinrichtungen Österreichs, in den vergangenen Jahren allein in der Steiermark zusammen mit mehr als hundert KMU geforscht. Spezialisiert ist Joanneum Research auf Informations- und Produktionstechnologien, Humantechnologie und Medizin sowie Gesellschaft und Nachhaltigkeit. Gemeinsam neues Wissen zu generieren ist bei den Kooperationen zentral. Silvia Russegger, Forschungsgruppenleiterin bei Joanneum Research, sagt: „Wir suchen Unternehmen, die wirklich etwas Neues und Innovatives ausprobieren und nicht nur Altes erneuern wollen.“ Unternehmen, die aktiv an ihrem Wissensaufbau arbeiten wollen, wird ein langer Atem abverlangt: „Die KMU sollen die Ergebnisse der Forschungen nachhaltig nutzen. Oft kommen die Ergebnisse aber nicht so schnell, wie es sich die Unternehmen wünschen.“ Keinesfalls sollten die Forschungsergebnisse in der Schublade verschwinden, weil nicht genug Zeit und Energie dafür vorgesehen ist. Unumgänglich ist zudem, dass die grundlegende Idee vom Unternehmen kommt. Dass Wissensgenerierung in Zusammenarbeit mit externen Forschungseinrichtungen trotz dieser Voraussetzungen gut funktionieren kann, hat unter anderem das Grazer Technologieunternehmen HS-Art vorgezeigt, das mit Joanneum Research eine Software zur digitalen Filmrestaurierung entwickelt und in Folge weiter verbessert hat.

FÖRDERUNG FÜR PROTOTYPEN

Ein finanzieller Anreiz, um auch als KMU den Einstieg in die Forschung zu schaffen, sind Förderungen wie etwa der Innovationsscheck der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG). Damit können förderbare Leistungen von Forschungseinrichtungen bis zu einer Höhe von 12.500 Euro bezahlt werden. 20 Prozent des Betrags muss das geförderte Unternehmen selbst beisteuern. Silvia Russegger: „Mit diesen 10.000 Euro an Förderung können wir schon Prototypen entwickeln.“ Mit solchen Finanzspritzen sinkt auch die Scheu vieler KMU vor dem Einstieg in die Forschung. „Die meisten kleineren Unternehmen haben keine eigene F&E-Abteilung und wissen oft auch nicht, welche Forschungsergebnisse es bereits gibt. Daher profitieren die KMU von unserer Erfahrung in der Co-Creation“, meint die Forschungsexpertin.

Bei Lithoz, einem auf 3D-Druck von Knochenersatzmaterialien und Hochleistungskeramiken spezialisierten Wiener Unternehmen, ist Wissensmanagement in der Qualitätssicherung und damit direkt unter der Geschäftsführung verankert. Mit rund 100 Mitarbeitern, Tendenz steigend, entwickelt Lithoz die Materialien und die 3D-Fertigungssysteme selbst und stellt sie her. Für das Spin-off der TU ist Wissensgenerierung sowohl inhouse als auch durch Forschungskooperationen sehr wichtig. Nach wie vor arbeitet das Unternehmen intensiv mit der TU zusammen, aber auch mit anderen Unis und Institutionen wie etwa der Montanuni Leoben, der Uni Wien und dem Fraunhofer IKT in Dresden. Gründer und CEO Johannes Homa beobachtet, dass Forschungseinrichtungen extrem vorsichtig beim Teilen von Wissen geworden sind. Auch Partnerorganisationen versuchen meist, Wissen für sich zu behalten. Homa: „Die meisten sind sehr zurückhaltend, auch wenn sie ergänzende Businessmodelle haben.“ Ohne Geheimhaltungsvereinbarungen könne man heute praktisch mit niemandem mehr sprechen. Homa glaubt, mit einer höheren Businessethik und dem Selbstverständnis, Informationen nur dann weiterzutragen, wenn man die Person um Erlaubnis gebeten hat, wäre das Arbeiten einfacher: „Es bedarf einer großen Anstrengung, Innovationen in den Markt zu bringen. Das würde viel besser gemeinsam und mit mehr Wissensaustausch gehen.“

KREATIVES DENKEN FÖRDERN

Gründe für Forschungskooperationen gibt es viele. Einer ist die Funktion externer Einrichtungen als Ideenschmiede: So werde kreatives Denken im Unternehmen gefördert. Außerdem sagt Homa: „Für Unternehmen ist teilweise schwer zu greifen, was Innovation bedeutet.“ Da helfen akademische Partner, mit denen man Forschungsfragen erarbeite und die für die Industrie einen neutraleren Zugang zur Materie schaffen. Auch der Zugang zu Forschungs- Infrastruktur, etwa zu Analysegeräten, spielt eine Rolle.

Das Sammeln und Aufbereiten von Wissen ist nie Selbstzweck, sondern muss einen Mehrwert bringen und der Wertschöpfung dienen. Dabei kann Technologie helfen: Althergebrachte Wissensspeicher werden immer öfter durch neue ersetzt. Mitarbeiter, die Information suchen, die in ihrem Unternehmen vorhanden ist, mussten bisher in der Regel Datenbanken nach Text-Dokumenten durchforsten. Immer öfter kommen jetzt laut Josef Herget Videos und Chatbots zum Einsatz – unter anderem auch in der Kundenberatung: „Auf Webseiten können zum Beispiel Chatbots eingesetzt werden, um Kunden direkt Antworten auf ihre Fragen bereitzustellen – das ist effizient und verursacht keine große Kosten.“ Mit Alexa und Siri werde zukünftig auch die Spracherkennung als neue Interaktionsform des Wissensmanagements noch bedeutsamer.

KOOPERATION MIT GANZEN BRANCHEN

Gleich mit ganzen Branchen – etwa aus dem Textil-, Nahrungsmitteloder Energiebereich – arbeitet das Austrian Institute Of Technology (AIT) zusammen. Dazu führt das Forschungsunternehmen zu spezifischen Fragen längerfristige Stakeholder- Prozesse durch, an denen unterschiedliche Unternehmen, Interessenvertretungen, Branchenorganisationen, Clustermanager, Technologieentwickler, Wissenschaftler, Nutzer etc. teilnehmen. Doris Schartinger, wissenschaftliche Mitarbeiterin am AIT, sagt: „Wir erörtern gemeinsam, welchen Bedarf es gibt, damit die Unternehmen am Markt besser bestehen können. Dadurch entsteht ein vielschichtiges Bild von Trends, Treibern und Friktionen mit sektoralem Zuschnitt und aus der Systemperspektive.“

Wie wichtig externe Forschungseinrichtungen für die Wirtschaft sind, zeigt allein schon die Größe so mancher Einrichtung. So forschen etwa rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ganz Österreich an verschiedenen Standorten des AIT in sieben Kernbereichen, darunter Energie, digitale Sicherheit, Gesundheit und Bioressourcen. Wie es mit künftigen Kooperationspartnern in Kontakt kommt, ist sehr unterschiedlich. Ein Anknüpfungspunkt sind Publikationen, mit denen das AIT auf seine Leistungen aufmerksam macht. Schartinger: „Darüber bauen sich Kontakte auf – oder auch bei Treffen auf Veranstaltungen.“

DAS WISSEN IM MITARBEITER

Ist die Forschung erfolgreich, sollte das neue Wissen im Idealfall nicht nur veröffentlicht, sondern auch vor Plagiaten geschützt werden. Ein klassischer Weg, Ideen zu schützen, sind Patentierungen. Ebenfalls gut geschützt – wenn auch in einem anderen Sinn – ist das sogenannte „stillschweigende Wissen“. Schartinger: „Dieses Wissen ist implizit, das heißt, im Mitarbeiter vorhanden und in ihm verankert. Meist weiß niemand, dass der Mitarbeiter dieses Wissen hat. Es äußert sich durch sein Tun.“ Von diesem Wissen können auch andere im Unternehmen profitieren. Zugleich ist es besonders gefährdet, durch Jobwechsel oder Pensionierungen verloren zu gehen. Wie man stillschweigendes Wissen am besten schützt und nützt, dafür gibt es laut Schartinger kein Patentrezept: „Offenheit, Wertschätzung und Freiräume für Mitarbeiter sind auf jeden Fall nötig. Durch wechselnde Kooperationen und Rotationen innerhalb des Unternehmens kommen neue Leute zusammen, die ihr Wissen teilen.“

Wie innerhalb von Unternehmen Wissens- und Innovationsgenerierung gefördert werden kann, macht die steirische AVL List GmbH vor, die seit 2012 Jahr für Jahr die meisten Patente in Österreich anmeldet. Das Unternehmen, das weltweit mehr als 11.500 Mitarbeiter hat, entwickelt, prüft und testet Powertrain-Antriebssysteme. Mario Hartinger, seit 2012 Patentanwalt bei AVL List, erzählt: „Beim Wissensaufbau in Unternehmen geht es unter anderem darum, Erfindungen zu generieren, zu identifizieren und zu schützen. Und das machen wir sehr systematisch.“ So bekommt buchstäblich jeder Mitarbeiter, der eine Idee für eine neue technische Lösung hat, Zeit, um diese auszuarbeiten: „Wir versuchen, diese kleinen Pflänzchen, die man sich entweder systematisch erarbeitet hat oder die einem unter der Dusche einfallen, zu pflegen.“

FORSCHUNGS-PFLÄNZCHEN GIESSEN

Eine Erfindung mache am Ende immer eine Person, aber die Prozesse und Strukturen drumherum will AVL List möglichst vereinfachen. Jenen „Pflänzchen“, die am vielversprechendsten aussehen, widmet AVL laut Hartinger ein Forschungsbudget. Hartinger selbst unterstützt diesen Prozess, indem er in der Patentliteratur nach ähnlichen Erfindungen sucht: „Als Patentanwalt nutze ich die öffentlichen Datenbanken der Patentämter als Informationsquellen und schaue, welche Themen es schon gibt, die wir als Absprungbasis verwenden können.“ Und sobald Erfindungen im Unternehmen entstehen, kümmert sich Hartinger um die Anmeldung beim Patentamt. 2020 meldete AVL List 180 Erfindungen beim Patentamt an – bei weitem die meisten Anmeldungen in Österreich: Der Zweitplatzierte, die Julius Blum GmbH, schaffte im selben Zeitraum 76 Anmeldungen. Unternehmen, die ein Patent einreichen, gehen laut Hartinger einen Deal ein: Sie schützen ihre Idee und bekommen zeitlich begrenzt eine Monopolstellung, „müssen aber der Allgemeinheit erzählen, wie die Erfindung funktioniert, damit die Gesellschaft sie weiterentwickeln kann“. Damit man allerdings nicht gleich seinen Wissensvorsprung verliert, wird eine Patentanmeldung erst 18 Monate nach der Einreichung in einer öffentlichen Datenbank publiziert. Eine in Österreich patentierte Erfindung ist übrigens nur im Inland, aber nicht weltweit geschützt. Es gilt das Territorialitätsprinzip. Hartinger: „Wenn ich jemandem die Herstellung oder Benutzung meiner Erfindung zum Beispiel in China verbieten möchte, brauche ich auch dort ein Patent.“ Und weil Patentanmeldungen keine günstige Angelegenheit sind, stehen für jede Patentierung wichtige betriebswirtschaftliche Überlegungen an: „In welchen Ländern will ich einen Patentschutz, und wo will ich kein Geld dafür ausgeben?“

KOPIEREN UNTER UMSTÄNDEN ERLAUBT

Insbesondere, wenn Wissen in Kooperationen entsteht, sollten Geheimhaltungsklauseln und vertragliche Klauseln zu den Rechten selbstverständlich sein. Hartinger: „Wir arbeiten zum Beispiel auch für Rennställe. Da müssen wir extrem darauf achten, dass keine Informationen von einem Kunden zum anderen fließen.“ Wissen zeichne Experten aus: „Wir bei AVL entwickeln zum Beispiel für viele Firmen Batterien. Die Kunden kommen zu uns, weil wir hier schon Know-how aufgebaut haben.“ Insbesondere Start-ups gibt Hartinger mit auf den Weg: „Es ist wichtig, dass sie eine technische Idee oder ein Design schützen, bevor sie einen Partner suchen und ihm davon erzählen.“ Sonst könne es passieren, dass der potenzielle Partner die Reise allein antrete. Zwar gebe es ein Wettbewerbsrecht und es sei unlauter, jemandem eine Idee zu klauen: „Aber grundsätzlich darf ich eine Idee, von der ich eine Beschreibung höre, schon kopieren, wenn kein Schutzrecht besteht.“

Wissen ist Macht. Das klingt nach einer großen Sache – und das ist es auch. Doch das sollte nicht abschrecken. Selbst große Errungenschaften beginnen oft im Kleinen, zum Beispiel bei regelmäßigen informellen Lunch-Meetings. Josef Herget rät Unternehmen etwa, mindestens einmal pro Woche Meetings zu organisieren, in denen sich Mitarbeiter aus allen Abteilungen – von der Produktion, F&E oder auch vom Außendienst – treffen und einander von den Entwicklungen in ihren Arbeitsgebieten erzählen: „In den vergangenen zehn Jahren haben wir zu viel Fokus auf die Technologie gelegt. Das Wissensmanagement lebt aber vor allem auch von den Personen, deren Fähigkeiten und ihrem Willen, dieses Wissen zu teilen“.

Autor/in:

ALEXANDRA ROTTER UND MARKUS MITTERMÜLLER

WIE SIE IHR WISSEN IM UNTERNEHMEN SICHERN

STRATEGIE ENTWICKELN Welchen Stellenwert hat Wissen im Unternehmen? Darauf wird die Strategie aufgebaut, wie mit dem Wissen in Folge umgegangen wird.

TECHNOLOGIEN NUTZEN Textsysteme und Datenbanken werden von neuen Technologien wie Chatbots abgelöst.

FREIRÄUME UND WERTSCHÄTZUNG GEBEN Mitarbeiter, die ihr Wissen teilen, brauchen dafür Zeit und sollen, z. B. mittels Bonussystem, auch eine Wertschätzung erhalten.

MENTORENPROGRAMME STARTEN Neue Mitarbeiter bekommen einen Mentor zur Seite gestellt. So wird auch Wissen weitergegeben, das noch nirgends dokumentiert ist.

EVALUIEREN Hat das Wissensmanagement tatsächlich einen Mehrwert gebracht? Regelmäßiges Prüfen der Maßnahmen hilft, dass das gesammelte Wissen auch Wertschöpfung bringt.