Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, die Arbeitnehmer*innen erhalten, ohne dass Geld fließt. Der Arbeitslohn ist künftig getrennt nach Geld- und Sachbezügen auszuweisen. Zudem müssen Sachbezüge nun in drei Kategorien aufgeschlüsselt werden:
1. Firmenauto (Kfz-Sachbezug)
2. Wohnraum
3. sonstige Sachbezüge (zum Beispiel Firmenparkplatz oder andere Sachleistungen)
Der Firmenwagen
Die neue Meldepflicht betrifft vor allem Firmenautos (Kfz-Sachbezug). Zur Berechnung dieses Vorteils verlangt das neue L16-Formular detaillierte Angaben:
• Angesetzter Prozentsatz: Für Dienstwagen wird der geldwerte Vorteil üblicherweise pauschal als Prozentsatz vom Anschaffungswert des Autos berechnet – abhängig vom Fahrzeugtyp.
Der Sachbezugswert beträgt pro Monat:
• null Prozent bei Elektroautos (sie sind derzeit steuerbefreit)
• eins Komma fünf Prozent bei Fahrzeugen mit bestimmten niedrigen Emissionswerten
• zwei Prozent des Listenpreises bei sonstigen Autos
Bei Poolfahrzeugen kommt ein Durchschnittswert zum Einsatz. Auf dem L16-Formular ist ab 2026 der jeweils angewendete Prozentsatz zu vermerken. Nutzen Mitarbeitende im Kalenderjahr mehrere Fahrzeuge (zum Beispiel wegen eines Fahrzeugwechsels), können auch mehrere Prozentsätze angegeben werden.
• Anschaffungskosten zum einunddreißigsten Dezember: Anzuführen ist der Brutto-Anschaffungswert (inklusive Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe) jenes Fahrzeugs, das am einunddreißigsten Dezember privat genutzt wird. Bei Gebrauchtwagen gilt der ursprüngliche Listenpreis. Überlässt das Unternehmen den Mitarbeitenden zum Jahresende kein Firmenauto, entfällt diese Angabe – auch wenn während des Jahres ein Sachbezug angefallen ist.
• E-Fahrzeuge: Die Kosten für das Laden sowie jene für eine Ladestation sind ab 2026 getrennt auszuweisen. Bisher wurden beide Leistungen gemeinsam erfasst.
Diese erweiterten Angaben sollen sicherstellen, dass Unternehmen alle geldwerten Vorteile vollständig und korrekt melden. Für Arbeitgeber*innen bedeutet dies, dass in der Lohnverrechnung ab 2026 zusätzliche Daten erforderlich sind. Führt Consultatio die Personalverrechnung durch, melden sich die zuständigen Betreuerinnen rechtzeitig, falls notwendige Daten fehlen.
Essensgutscheine
Essensgutscheine oder -bons sind ein Zuschuss zur täglichen Verpflegung. Sie können in Restaurants, Kantinen oder Supermärkten eingelöst werden. Steuerlich gelten weiterhin folgende Grenzen:
• Im Wert von bis zu acht Euro pro Arbeitstag sind Gutscheine steuerfrei, wenn sie ausschließlich für Mahlzeiten in Gaststätten oder von Lieferservices verwendet werden.
• Nur maximal zwei Euro pro Arbeitstag sind steuerfrei, wenn auch der Einkauf von Lebensmitteln möglich ist.
Neu ab 2026: Essensgutscheine sind ausdrücklich im Lohnkonto und im L16 zu erfassen. Das L16-Formular enthält künftig einen eigenen Posten mit dem Jahresgesamtbetrag aller ausgegebenen Gutscheine. Bisher waren Essensbons steuerlich begünstigt, jedoch nicht separat angeführt.
Für Arbeitgeber*innen bedeutet das: Wenn Essensgutscheine angeboten werden, werden diese künftig gesondert ausgewiesen. Wichtig bleibt, dass pro tatsächlichem Arbeitstag nur ein Gutschein berücksichtigt werden darf. Es wird empfohlen, weiterhin die Ausgabe- beziehungsweise Konsumtage genau zu dokumentieren. So kann im Prüfungsfall nachgewiesen werden, dass die Freigrenzen eingehalten wurden.
Der Autor
Werner Göllner ist Steuerberater und Arbeitsrechtsexperte bei Consultatio. Er begleitet Unternehmen bei arbeitsrechtlichen und steuerlichen Fragestellungen, insbesondere im Bereich Personalverrechnung, Sozialversicherung und Lohnabgabenprüfung. © Consultatio