KI für KMU: Günstig, schnell, alltagstauglich

„Künstliche Intelligenz ist nichts für uns, weil sie nur für große Konzerne Sinn ergibt“, lautet ein Satz, den man gelegentlich von kleineren Unternehmen hört. Doch KI ist längst nicht nur für die Großen ein wichtiges Werkzeug, um sich zukunftsfit zu halten. Auch immer mehr KMU setzen auf ihre Vorteile und profitieren. Die Anwendungshäufigkeit variiert je nach Branche: So nutzen bereits 49 Prozent der österreichischen Hotels aktiv KI-Tools, wie eine europäische Erhebung der Fachhochschule Westschweiz Wallis ergab. Im Handwerk, den Kfz-Werkstätten sowie der Gastronomie liegt der Prozentsatz jener Unternehmen, die aktiv KI verwenden, wohl unter jener der Hotellerie. In verfügbaren Studien wird zumeist nicht konkret nach Branchen unterschieden, jedoch zeigen Ergebnisse der Statistik Austria, dass nur 18 Prozent der kleineren Unternehmen (10-49 Beschäftigte) im Jahr 2024 KI-Technologie verwendeten.

KI als Unterstützerin

„Künstliche Intelligenz ist nichts für uns, weil dadurch Arbeitsplätze im Unternehmen verloren gehen“ lautet ein anderer Satz. Doch die KI ist richtig eingesetzt keine Bedrohung, sondern unterstützt Mitarbeiter*innen. So reduziert beispielsweise die automatische Dokumentverarbeitung die Bearbeitungszeit, KI-gestützte Kundenkommunikation beantwortet Standardanfragen oder es wird durch Content-Erstellung der Zeitaufwand erheblich verkürzt. All das bedeutet nicht, dass damit Arbeitsplätze verloren gehen, sondern dass für die Beschäftigten mehr Zeit für aufwendigere und kompliziertere Aufgabenstellungen zur Verfügung steht.
Im Office-Alltag kann Microsoft 365 Copilot praktische Hilfe leisten: Es fasst E-Mails zusammen, erstellt automatisch Protokolle aus Teams-Besprechungen und generiert Textvorlagen wie Angebote oder Projektberichte. Die Lizenz kostet für Unternehmen ab rund 400 Euro pro Nutzer:in und Jahr. Für Marketing & Kommunikation werden ebenfalls gute KI-Lösungen angeboten. Besonders bei Textgenerierung, also dem Schreiben von Social-Media-Posts, Blogartikeln oder Werbetexten ist ChatGPT Plus geeignet. Für 20 Euro im Monat lassen sich Kampagnenslogans, Headlines oder eine passende Instagram-Bildunterschrift schnell und einfach erstellen. Um ein Beispiel aus der Praxis zu nennen: Eine Kfz-Werkstatt kann mit dem Tool kurze, klare Textbausteine für Aktionen oder Wartungserinnerungen erstellen, um sie auf ihrer Homepage oder den Social-Media-Kanälen zu veröffentlichen.

Qualifizierte Personalsuche

Für Unternehmen, die häufig Personal suchen, gibt es wiederum Abhilfe im Bereich des KI-gestützten Bewerbungsmanagement. So genannte Applicant Tracking Systems (ATS) gibt es ab 100 Euro im Monat und die Programme können eine automatische Vorauswahl nach Kriterien treffen. Also welche Bewerber:innen kommen aufgrund der Qualifikation, Erfahrung oder Soft Skills in die engere Auswahl. Die KI erkennt so beispielsweise für einen Handwerksbetrieb Lebensläufe mit passender Ausbildung und kann eine Rangliste der geeigneten Bewerber:innen erstellen. Ein ATS kann aber noch mehr, wie Textvorschläge für Stellenanzeigen formulieren oder Statistiken über Bewerbungsprozesse erstellen.

KI ins Team

Wenn man KI im Unternehmen implementieren möchte, dann ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen miteinzubeziehen. Die Ziele sollten sein: Neugier zu wecken, Hemmschwellen abzubauen und Praxisnähe zu schaffen. Das kann über unterschiedliche Ansätze gelingen. So könnte man auf Ideenworkshops und gemeinsame Tests im Team setzen. Die Frage „Wie kann KI mir Arbeit abnehmen?“ sollte dabei im Mittelpunkt stehen. In Folge kann ein gemeinsames Ausprobieren von KI-Tools mit einfacher Bedingung, wie etwa ChatGPT, Copilot oder Canva – ein KI-Assistent für kreative Projekte – folgen, um so zu ermitteln, wo die KI hilfreich eingesetzt werden kann.
Eine wöchentliche „KI-Stunde“ ist eine zusätzliche Möglichkeit, um regelmäßige Übungen abzuhalten und den Wissensaustausch unter den Beschäftigten zu fördern. Weiters besteht die Chance, dass man kleine Pilotprojekte in Abteilungen umzusetzen hat. Konkret könnten solche Mini-Projekte darin bestehen, dass die KI im Marketing automatisierte Social-Media-Posts erstellt, in der Personalabteilung Standardtexte für Bewerbungen verfasst oder in der Verwaltung Protokolle automatisch generiert. Nach einigen Wochen sollten die Ergebnisse und der konkrete Nutzen, insbesondere die Zeitersparnis, gemeinsam ausgewertet werden.

Sich trauen!

Für Vorgesetzte kann es sich außerdem lohnen, nach erfahrenen KI-Nutzer:innen im Team zu suchen. Diese internen „KI-Champions“ können als Multiplikatoren wirken: Sie unterstützen ihre Kolleg:innen mit praktischer Expertise und helfen so, auch Skeptiker:innen zu überzeugen. Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von KI im Unternehmen zu erschließen, erfordert primär den Mut, den ersten Schritt zu wagen und sich einfach zu trauen!

Fünf KI-Tools, die jedes KMU kennen sollte

Claude: Eine gute Alternative für komplexe Textarbeit, die sich durch Präzession bei Analyseaufgaben, dem Verfassen längerer Dokumente und der Erstellung aussagekräftiger Zusammenfassungen auszeichnet. Besonders vorteilhaft ist ihr kontextreiches Verständnis.

Midjourney: Das führende Tool in der KI-Bildgenerierung erstellt kreative Visuals für Marketing, Social Media und Design. Es überzeugt durch seine künstlerische Qualität und vielfältige Stiloptionen, die individuelle Anpassungen ermöglichen.

Motion: Dieser KI-Assistent ist hilfreich für die persönliche Produktivität, indem er Terminplanung, Task-Management und Projektorganisation automatisiert. Er analysiert Prioritäten und optimiert den Tagesablauf für maximale Effizienz.

Otter AI: Transkribiert nicht nur Sprache in Echtzeit, sondern erstellt auch automatische Meeting-Protokolle, erkennt Sprecher:innen und ermöglicht die Suche in aufgezeichneten Gesprächen – ideal für Besprechungen.

Chatbase: Ermöglicht die Erstellung eines individuellen KI-Chatbots, der auf firmeneigenen Daten trainiert wird. Geeignet für 24/7 Kundenbetreuung, interne Wissensdatenbanken und die Entlastung des Support-Teams.