Auf was Sie bei der Arbeitszeitaufzeichnung achten sollten
Dienstgebende sind zur ordnungsgemäßen Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet – auch bei Delegation an Mitarbeitende bleibt die Verantwortung bestehen. Die Experten der STL-Steuerberatung erklären, was es alles zu beachten gibt.
Alle paar Jahre findet routinemäßig die GPLB (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) statt, in welcher unter anderem die Arbeitszeitaufzeichnungen kontrolliert und überprüft werden. Da diese oft Thema für Diskussionen sind, stellen wir Ihnen in diesem Artikel Informationen und Tipps bereit, um diesbezüglich Ärger zu vermeiden.
Wer ist verantwortlich?
Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung trifft grundsätzlich Dienstgebende. Arbeitgeber*innen können zwar die Durchführung der Arbeitszeitaufzeichnung an Arbeitnehmende delegieren, jedoch haben sie den Arbeitnehmer*innen zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und sind verpflichtet sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Arbeitgeber*innen bleiben weiterhin für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich. Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einer angestellten Person.
Ein passendes System
Es ist daher ratsam, dass Sie als Arbeitgeber*in dokumentieren, dass Sie dieser Pflicht tatsächlich nachgekommen sind. Wird die Arbeitszeitaufzeichnung handschriftlich oder in Excel ausgefüllt, lassen Sie sich die Aufzeichnung von den Arbeitnehmenden unterzeichnen und vermerken Sie ebenfalls die durchgeführte Kontrolle.
Excel wird gerne verwendet, jedoch handelt es sich dabei um ein System, das jederzeit Änderungen zulässt und demgemäß nicht ordnungsgemäß ist. Bei Excel-Listen ist es daher erforderlich, dass diese von beiden Seiten unterzeichnet werden, sodass es sich um ein Schriftstück handelt, das Dokumentationskraft haben sollte. Im besten Fall legen Sie sich jedoch ein Zeiterfassungssystem zu, dass beispielsweise tageweise abgeschlossen werden kann und unveränderbar ist.
Die Mindestanforderungen für Arbeitszeitaufzeichnungen sind: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn, Pausenende – also zeitliche Lagerung, Art der Tätigkeit – je nach dem jeweiligen Kollektivvertrag.
Je nach Kollektivvertrag und Arbeitsvertrag sind entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Ein „Klassiker“ sind die Überstunden mit einer Überstunden-Pauschale. Besprechen Sie diese Details unbedingt mit Ihrer Steuerberatung oder Lohnverrechnung, da die Vorgaben sehr unterschiedlich sein können. Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung ist zum Beispiel nur die Einhaltung zu bestätigen – lediglich Abweichungen davon sind zu dokumentieren.
SLT-Tipp
Wir bei Siart Lipkovich+Team empfehlen Ihnen fixe Regeln festzulegen – wie Fristen, bis wann die Aufzeichnungen vorgelegt werden müssen und welche Informationen enthalten sein müssen. Damit sowohl Sie, wie auch die Arbeitnehmer*innen, auf der sicheren Seite sind, kontrollieren Sie regelmäßig die Aufzeichnungen und bestätigen Sie diese – ebenso wie Sie sich die Aufzeichnung immer durch die Arbeitnehmer*innen bestätigen lassen sollten.
Eine gut strukturierte Organisation der Arbeitszeitaufzeichnung – und damit Kontrolle – ist auch deshalb wichtig, da die Aufzeichnungen die Basis für die Abrechnungen durch die Lohnverrechnung darstellen und damit ausschlaggebend für Überstundenentgelt, Zeitausgleich und Zuschläge sind.
