Auf was Sie bei der Arbeitszeitaufzeichnung achten sollten

Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung trifft grundsätzlich den*die Dienstgeber*in. Der*Die Arbeitgeber*in kann zwar die Durchführung der Arbeitszeitaufzeichnung an den*die Arbeitnehmer*in delegieren, jedoch hat er den*die Arbeitnehmer*in zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und ist verpflichtet sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Der*Die Arbeitgeber*in bleibt weiterhin für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich.
Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit bspw. nur einem*einer Mitarbeiter*in.

Es ist daher ratsam, dass Sie als Arbeitgeber*in dokumentieren, dass Sie dieser Pflicht tatsächlich nachgekommen sind. Wird die Arbeitszeitaufzeichnung handschriftlich oder bspw. in Excel ausgefüllt, lassen Sie sich die Aufzeichnung vom*von der Arbeitnehmer*in unterzeichnen und vermerken Sie ebenfalls die durchgeführte Kontrolle.
Excel wird gerne verwendet, jedoch handelt es sich dabei um ein System, das jederzeit Änderungen zulässt und demgemäß nicht ordnungsgemäß ist. Bei Excel-Listen ist es daher erforderlich, dass diese von beiden Seiten unterzeichnet werden, sodass es sich um ein Schriftstück handelt, das Dokumentationskraft haben sollte.
Im besten Fall legen Sie sich jedoch ein Zeiterfassungssystem zu, dass bspw. tageweise abgeschlossen werden kann und unveränderbar ist.
Die Mindestanforderungen für Arbeitszeitaufzeichnungen sind: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn, Pausenende – also zeitliche Lagerung, Art der Tätigkeit – je nach dem jeweiligen Kollektivvertrag.

Ein Beispiel, wie eine Vorlage diesbezüglich aussehen kann, sehen Sie wie folgt:

Je nach Kollektivvertrag und Arbeitsvertrag sind entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Ein „Klassiker“ sind die Überstunden, bspw. mit einer Überstunden-Pauschale. Besprechen Sie diese Details unbedingt mit Ihrem*Ihrer Steuerberater*in oder Lohnverrechner*in, da die Vorgaben sehr unterschiedlich sein können.
Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung ist bspw. nur die Einhaltung zu bestätigen – lediglich Abweichungen davon sind zu dokumentieren.

SLT Tipp: Wir empfehlen Ihnen fixe Regeln festzulegen – z.B. Fristen, bis wann die Aufzeichnungen vorgelegt werden müssen und welche Informationen enthalten sein müssen. Damit sowohl Sie, wie auch die Arbeitnehmer*innen, auf der sicheren Seite sind, kontrollieren Sie regelmäßig die Aufzeichnungen und bestätigen Sie diese – ebenso wie Sie sich die Aufzeichnung immer durch den*die Arbeitnehmer*in bestätigen lassen sollten.
Eine gut strukturierte Organisation der Arbeitszeitaufzeichnung – und damit Kontrolle – ist auch deshalb wichtig, da die Aufzeichnungen die Basis für die Abrechnungen durch die Lohnverrechnung darstellen und damit ausschlaggebend für bspw. Überstundenentgelt, Zeitausgleich, Zuschläge etc. sind.

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Mag. René Lipkovich, Prof. Mag. Rudolf Siart,
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