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Für die Kunden Mehrwert schaffen

17.06.2019

Nach und nach schließen die Anbieter von Hausverwalter-Software Digitalisierungslücken.

Laufend tüfteln die Anbieter von Hausverwalter-Software an der Optimierung von wichtigen Details. Die Andromeda Software GmbH etwa will demnächst ihrem CRM-Tool wieder besonderes Augenmerk widmen, mit dem die Verwalter sämtliche Aktivitäten im Blick haben. Ruft jemand an, poppt der Kontakt auf, und alle Telefonate, E-Mails und sonstigen Termine werden aufgelistet – mit entsprechenden Anhängen, wenn vorhanden. So ist es ein Leichtes, sofort Auskunft geben zu können und auf die Fragen des Anrufers einzugehen. Für jede dieser Aktivitäten können Erinnerungen erstellt werden, die auch an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden können. „Wir werden das Tool in der Anwendung verfeinern und um Auswertungen erweitern“, verspricht Geschäftsführerin Gabriele Fechter. Und: „Wir haben weiter an der Internationalität unserer Software Easy Pro, die in vielen unserer Nachbarländer eingesetzt wird, gearbeitet.“ Auch das Berechtigungssystem werde verfeinert, in der Handhabung erleichtert und um die Möglichkeit, die Berechtigungsgruppen und somit Mitarbeiter auszuwerten, erweitert.

Große Andromeda-Kunden haben in den letzten Monaten kundenindividuelle Export-Schnittstellen für weiterführende Auswertungen bzw. Datenverarbeitungen bekommen. So wurden etwa die Schnittstellen zum Finanzbuchhaltungssystem ausgebaut, sodass die Software sämtliche marktführende Anbieter unterstützt. Man arbeitet ständig an der Interaktion mit Drittprogrammen wie Archivierungssytemen und Facility-Management-Lösungen. Ebenfalls neu bei Andromeda ist ein Hosting-System – „damit sich der Anwender nicht um die technischen Dinge kümmern muss, sondern sich voll und ganz seinen Aufgaben widmen kann“, so Fechter. 

„Seit heuer bieten wir für ­unsere Anwender auch Workshops zu speziellen Themen wie die ­Abrechnung oder das vermietete Wohnungseigentum an.“ 

- Gabriele Fechter,  Andromeda Software GmbH

Innovation findet nicht nur bei PropTech statt

Ein Schlagwort im Zusammenhang mit Immobilienwirtschaft und Digitalisierung ist „PropTech“. Gemeint sind junge Unternehmen, die in der Branche technologisch aufzeigen wollen. Aber: „Innovation findet nicht nur bei PropTech statt“, sagt Nora Kahlig von Conthaus Immobiliensoftware, zuständig für Digitalisierung und Innovationen. Ja, sie habe sich auf der „PropTech“ in London umgesehen – dort herrsche merkbar ein anderer Markt als bei uns, doch einige Ströme seien eindeutig global zu erkennen: „In erster Linie geht es zunehmend um Visualisierung, um die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und deren Digitalisierung. Viele Bereiche greifen zunehmend ineinander. Diesen Wandel haben wir erkannt und stellen ganz aktuell die lückenlose Verarbeitung aller Daten, mit denen der Immobilientreuhänder zu tun hat, in den Vordergrund.“ Mit Conthaus gelinge der ineinandergreifende Arbeitsablauf – ohne Schnittstellen und Kompatibilitätshürden: „Vom Anruf des Eigentümers oder Mieters (Contmanager – CRM-Einbindung) über die Abwicklung und Datenverarbeitung inkl. Webportal (Contweg) für die Bereitstellung von Abrechnungen, aber auch Serviceleistungen, basierend auf einer umfassenden, anwenderfreundlichen Verwaltung der Immobilien durch Contbuch & Conthaus“, erklärt Nora Kahlig. Und ganz aktuell: Mit dem „Digitalen Mieterakt“ sei es gelungen, die Lücke in der Digitalisierung komplett zu schließen: Contakt ermögliche dem Hausverwalter die Abbildung des gesamten Mieterakts in digitaler Form – vom Wohnungsplan bis zur Vorschreibung, von der Schlüsselübergabe bis zur Schadensfalldokumentation. Und das Beste sei: „Suchergebnisse binnen Sekunden anstatt ewigem Aktensichten.“ „Conthaus – Innovativ wie ein Start-up – Erfahren als ein Grown-up“, fasst Nora Kahlig zusammen.

„In erster Linie geht es zunehmend um Visualisierung, um die Vereinfachung von Arbeitsabläufen und deren Digitalisierung.“

- Nora Kahlig, Contakt-EDV / Conthaus Immobiliensoftware

Hohe Flexibilität der Software

Bei der Real Data Systems GmbH dreht sich vieles um den „Real Objekt-Manager“, ein umfangreiches, in die Software-Bibliothek „Real für Immobilienverwaltungen“ integriertes Tool für die Verwaltung gemeldeter Schadensfälle und sonstiger Ereignisse sowie die sich daraus ergebenden Folgearbeiten, von Besichtigung, Korrespondenz, Dokumentation, Einholen von Angeboten, Auftragserteilung, Überwachung/Kontrolle der zu erbringenden Leistungen bis hin zur Rechnungskontrolle und zur Abwicklung mit Versicherungen. „Die hohe Flexibilität dieser Software sorgt für eine optimale Unterstützung bei der Abwicklung der daraus resultierenden Aktivitäten und für deren termingerechte und verlässliche Erledigung“, versichert Geschäftsführer ­Michael Fritz. Auf Knopfdruck können Schreiben anhand von individuell gestaltbaren Vorlagen generiert, automatisch mit bereits erfassten Daten ergänzt und dann als E-Mail oder Brief versendet werden. Bilder, E-Mails und sonstige Dokumente können zu den jeweiligen Ereignissen abgelegt werden. Über das neu entwickelte Webservice werden Daten zwischen „Real“ und Drittanbietern von mobilen Apps ausgetauscht. Diese Apps dienen unter anderem als direktes Kommunikationsmittel zwischen der Immobilienverwaltung und deren Kunden. 

„Die hohe Flexibilität unserer Software sorgt für eine optimale Unterstützung bei der Abwicklung der ­daraus resultierenden Aktivitäten und für deren termingerechte und verlässliche Erledigung.“

- Michael Fritz, Real Data Systems GmbH

Der Digitalisierung mit innovativen Ansätzen begegnen

„Mehrwert schaffen für unsere Kunden und dem Digitalisierungsschub mit innovativen Ansätzen begegnen“, skizziert Norbert P. Feldinger, Npf Projektentwicklung GmbH, sein Strategiekonzept, um die Npf Immobilienverwaltungssoftware zukunftsfit aufzustellen. Wobei mit dem ungeheuren Boost an Innovationen, Vernetzungs- und Kommunikationsmöglichkeiten im IT-Sektor Kooperationen stärker in den Fokus des Interesses rücken würden: „Mit ausgewählten Partnerships investieren wir in einem veränderten Arbeitsumfeld auch langfristig in die Zukunftssicherung unserer Software.“ Man habe aber auch bisher schon wegweisende Schritte gesetzt: „Mit unserem bestens eingeführten ‚Infrastrukturmodul‘, einer automatisierten Ereignis- und Dokumentenverwaltung mit integriertem (Massen-)E-Mailversand, haben wir erfolgreich eine ‚smarte‘ Arbeitsumgebung in unsere Software integriert“, erklärt Feldinger. Und zu den jüngsten Entwicklungen: „Zusätzlich zu unserem ‚Infrastrukturmodul‘ setzen wir auf eine Diversifizierung unseres Angebots – und möchten dabei besonders unsere technikaffinen Nutzer von Cloud-Lösungen ansprechen.“ Die Anwender der Npf Immobilienverwaltungssoftware können daher seit Neuestem über eine Schnittstelle von einem Serviceportal-Zugang profitieren: Alle aus der Software generierten Daten wie Abrechnungen, aber auch Mitteilungen und Informationen können über dieses Portal Mietern und Eigentümern sowie weiteren Beteiligten wie Professionisten übermittelt und gegebenenfalls weiter bearbeitet werden. 

„Mit dem ungeheuren Boost an Innovationen, Vernetzungs- und Kommunikationsmöglichkeiten im IT-Sektor rücken Kooperationen stärker in den Fokus des Interesses.“

- Norbert P. Feldinger, Npf projektentwicklung GmbH

Vom Kundenportal profitieren

Norbert Klingenschmid, CP Immo Solutions GmbH, die mit ­Domizil+ eine Komplettlösung für Hausverwalter anbietet: „Das Ziel, dass mit Domizil+ auch alle beteiligten Stakeholder sowohl im Büro als auch mobil arbeiten können, wurde nun um einen Schritt erweitert, der zum einen für die Bestandnehmer (Mieter und Eigentümer) viele Vorteile bringt, aber vor allem auch den Hausverwaltern ganz viel Arbeit abnimmt.“ So ist man derzeit intensiv mit der Entwicklung des Domizil+ Kundenportal 2.0 beschäftigt. Die Bestandnehmer können dort alle Datenänderungen und Anliegen samt erforderlicher Dateianhänge bequem vom Sofa aus über jedes beliebige Endgerät übermitteln. Der Hausverwalter bekommt nun nicht mehr unzählige ausgefüllte Formulare per E-Mail oder Post, sondern ein sogenanntes Ticket, und die Daten werden automatisch ins Kernsystem von Domizil+ übertragen. Der Hausverwalter muss nur noch mit einem Mausklick bestätigen.

Hand in Hand arbeitet hier auch vollautomatisch das Dokumentenmanagementsystem mit. Die Dokumente und der Schriftverkehr werden vom System intelligent beschlagwortet und in einer sehr gut strukturierten Datenbank archiviert. Die Tickets verbessern gleichzeitig die Arbeitsabläufe im Unternehmen, da alle Benutzer darauf zugreifen können und diese dank übersichtlicher Archivierung sofort gefunden werden können – was bei Urlaubsvertretungen und Neueintritten von überaus großem Vorteil ist. Beide – Bestandnehmer und Hausverwalter – profitieren somit vom Kundenportal: Der Bestandnehmer durch die erleichterte Abwicklung all seiner Anliegen, der Hausverwalter durch die damit einhergehende Arbeitsentlastung.

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