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Her mit dem digitalen Meldeschein!

03.10.2019

Die Deutschen wollen den digitalen Meldeschein einführen. In Österreich setzt ihn kaum jemand ein. Warum? Wir haben bei der ÖHV nachgefragt.

Prinzipiell kann das Gästeverzeichnis in Papierform ganz klassisch abgestempelt vor der ersten Verwendung oder auch elektronisch/automationsunterstützt abgewickelt werden. Letzteres auf drei Arten:

1. elektronisches Festhalten des Schriftbildes der zum Meldevorgang verarbeiteten Daten inkl. Unterschrift des Gastes (einscannen)
2. elektronisches Erfassen der Meldedaten und Übernahme der elektronisch erfassten Unterschrift via Unterschriftspad
3. elektronische Einbindung mit qualifizierter elektronischer ­Signatur.

Hier sieht die ÖHV Handlungsbedarf, das könnte man vereinfachen: In Wahrheit braucht man bei einer Zwei-Faktor-verifizierten Buchung keinen weiteren Identitätsnachweis per Unterschrift. Der Kunde muss auch nicht noch einmal physisch unterschreiben, wenn er sich bei einer Online-Zahlung oder beim digitalen Amtsweg mit Handy-Signatur via Code und Fingerprint oder Gesichtserkennung einwandfrei identifiziert. Die ÖHV schlägt vor, den Prozess gänzlich digital zu gestalten, sodass er:

a) ohne Unterschrift funktioniert, 
d. h. der Gast sich schon vorher oder vor Ort einfach an einem Tablet, Handy, Computer anmeldet. 
b) technisch standardisiert ist, mit definierten Schnittstellen, wie und welche Daten an andere Systeme (z. B. PMS-Systeme der Betriebe, CRM-Systeme ) übergeben werden.
c) eine Meldung an einen zentralen Server (Cloud-Lösung) geht, wo sie auch gespeichert wird 
(d. h. keine Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht beim Hotel).
d) Daten werden automatisch generiert, verarbeitet und aggregiert.
e) Verteilung der Daten an Gemeinden/Orte/Bundesländer/Statistik Austria – damit hat jede Einheit sofort das Wissen über aktuelle Nächtigungen, Ankünfte usw. Das heißt, auch die Datenqualität wird massiv verbessert. 
f) Meldung ist verpflichtend „elektronisch“ – kann nur in Ausnahmen „offline“ erfolgen bzw. mit Übergangsfrist.
g) Prozesse rund um die Anreise/Meldung können damit einfach abgewickelt und automatisiert werden.

Was ist dafür notwendig?

Der Soll-Prozess und Ablauf sollten definiert werden. 
Es müssen wahrscheinlich gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen bzw. geändert werden.
Technische Umsetzung und Infrastruktur muss geschaffen werden, an die dann Anbieter „andocken“ können.

Warum soll die Unterschrift weg?

Sie ist technisch sehr problematisch: Man kann sie zwar einfach über ein Tablet usw. erfassen, allerdings ist die Speicherung in Systemen meist die große Herausforderung: Meldedaten/Infos können meist einfach im PMS abgelegt werden, die Unterschrift als Grafik meist nicht. Es wird technisch noch komplexer, wenn mehrere Systeme im Spiel sind.
Wie wir bei Paketdiensten sehen, sind die digital erfassten Unterschriften kaum les- und verwertbar. Da sind wir technisch schon viel weiter mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Autor/in:
Thomas Askan Vierich
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