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Digitale Projekte ausschreiben: So funktioniert’s

13.08.2019

Unternehmen gehen immer mehr Digitalprojekte an – häufig gemeinsam mit externen Beratern. Diese Projekte bringen spezifische Anforderungen hinsichtlich Ausschreibung und Vergabe mit sich. Welche das sind und wie sie in der Praxis umgesetzt werden, erklärt Sebastian Schütze, Senior-Enabler bei der Wachstumsberatung enable2grow.

Der Kunde steht bei Unternehmen im Mittelpunkt. Kein Wunder, dass es immer wichtiger wird, die digitale Zielgruppe auch mit entsprechend digitalisierten Angeboten und Services abzuholen. Doch wie man ein solches Digitalisierungprojekt ausschreibt und praktisch umsetzt, wissen anfangs nur die Wenigsten. Externe Berater und ihr spezifisches Know-How sind deshalb immer gefragter. Sie helfen bei strategischen Entscheidungen wie Positionierung und Zielsetzung. Darüber hinaus entwickeln sie die daraus resultierenden Produkte und Services, um diese schon vor dem Marktantritt auf Herz und Nieren zu prüfen.

Agiles Arbeiten – Der Schlüssel zur Umsetzung digitaler Projekte

Das Ziel der Unternehmen, den Kunden das bestmögliche Produkt anzubieten, steht häufig in engem Zusammenhang mit einem agilen Arbeitsmodell. Denn eine agile Struktur lässt Unternehmen das Produkt oder den Service peu à peu perfektionieren. So können Unternehmen letztlich das optimale Produkt für die jeweilige Zielgruppe im Markt platzieren. Dabei ist zu beachten, dass die agile Arbeitsweise nicht eine klare Strategie und Ziele ersetzt. Sie dient allenfalls dazu, die Ziele effektiv zu erreichen. In diesem Zusammenhang unterschätzen Unternehmen oft, welche kulturellen Veränderungen für agiles Arbeiten nötig sind: Zukünftig wird hypothesengetrieben gearbeitet. Man muss also bereit sein, in kleinen Schritten zu testen und möglicherweise zu korrigieren. Von ganz entscheidender Bedeutung ist hierbei das sogenannte Minimum Viable Product (MVP).

Der richtige Berater – Das muss er mitbringen

Während des Projekts beteiligt sich der externe Berater aktiv an der Strategieplanung sowie der Definition und der Umsetzung operativer Vorgänge. Der Erfolg sollte anhand von Meilensteinen messbar sein. Dabei ist es weit verbreitet, dass der Berater die Führung übernimmt und eng mit dem Team zusammenarbeitet. Des Weiteren ist es für den Projekterfolg von essentieller Bedeutung, dass der Berater einen hohen Erfahrungswert im erforderlichen Themengebiet aufweist. Es ist daher sehr empfehlenswert, sich für einen konkreten Berater und nicht nur allgemein für eine Unternehmensberatung zu entscheiden. Bei der Erfahrung sind Arbeitsweise, also bereits agile Projekte mit interdisziplinären Teams von der Strategie bis zur Umsetzung verantwortet zu haben, oftmals sogar wichtiger als detaillierte Kenntnisse über die eigene Branche. Denn meist sollen innovative Produkte geschaffen werden, die nach eigenen Ideen, neuen Technologien und Analogien aus anderen Branchen fortentwickelt werden und so bisher nicht in der eigenen Branche existieren.

Bei der Ausschreibung eines agilen Digitalprojekts ist im Allgemeinen Folgendes zu beachten: Auf Seite der Berater sollte auf die jeweiligen fachlichen und kulturellen Kompetenzen Wert gelegt werden sowie die Fähigkeiten der möglichen Berater durch Referenzen belegt sein. Danebst sollten die Angebote der Experten einen Projektplan umfassen, der möglichst konkret den Zeitplan und eine agile Vorgehensweise mit Zwischenschritten und Aufwandseinschätzung erläutert. Auf Unternehmensseite andererseits sollten die Gründe des Projektes sowie etwaige Rahmenbedingungen zu den eigenen Kompetenzen und Kapazitäten zum besseren Verständnis in der Ausschreibung angegeben werden.

Die Vorbereitung – Digitale Mittel zur Verfügung stellen

Für den Erfolg eines jeden Projekts ist die Vorbereitung das A und O: Wer soll die Rolle des Projektleiters übernehmen? Soll es ein interner Mitarbeiter oder ein externer Berater sein? Wer bildet das Team? Welche digitalen Tools sind unverzichtbar, um das Projekt realisieren zu können? Damit das Projekt planmäßig verläuft und das Team Zwischenziele definieren und einhalten kann, sind neben Faktoren wie Fachwissen und Verfügbarkeit der Mitarbeiter auch verschiedene Tools ausschlaggebend. Mit Hilfe dieser kann das Projektteam anstehende Aufgaben und sich selbst organisieren und sowohl Prozesse als auch das Produkt kontinuierlich optimieren. Entscheidet sich ein Unternehmen mit einer externen Beratung zusammenzuarbeiten, ist grundsätzlich zu empfehlen, alle benötigten Nutzerkonten selbst zu eröffnen, um auch nach Abschluss des Projekts selbst die Zugriffsrechte zu behalten.

Rechtliche Vereinbarung – Wem gehört am Ende was?

Zuallererst: Es gilt das, was vertraglich festgelegt ist. Es muss also sichergestellt sein, dass alle Nutzungsrechte der vom Berater erbrachten Dienstleistung bei dem Unternehmen liegen. Möchte ein Unternehmen vermeiden, dass interne Informationen nach außen dringen, ist es von Vorteil, die extern Beschäftigten im Vorfeld eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen zu lassen. Anders als ein Monteur erwartet ein Berater für seine geleistete Arbeit keine erfolgsbezogene Vergütung. Agile Projekte leben von terminierten Zwischenzielen. So können Unternehmen relativ flexibel auf Erfolge und Misserfolge eines Projekts reagieren. Dementsprechend ist es ratsam, die Vergütung eines externen Dienstleisters nach zeitlichem Aufwand festzulegen.

Long story short

Hinter jedem erfolgreich durchgeführten Projekt steht ein kompetentes und motiviertes Team. Da jedes Projekt aber unterschiedlich ist, ist die exakte Rollenverteilung von Fall zu Fall  verschieden und wird an diversen Rahmenbedingungen wie Know-How und zeitlicher Verfügbarkeiten festgemacht. Digitalprojekte sind immer mit hohem Zeitaufwand verbunden. Diese Investition lohnt sich durchaus, um auch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben Kunden im B2C-Bereich erwarten auch Kunden im B2B-Bereich häufiger einfache und intelligente Problemlösungen. 

Über den Autor: Sebastian Schütze ist ökonomisch ausgerichteter Jurist, Strategieberater, Referent und langjährige Führungskraft mit vielfältigem Erfahrungshintergrund. Seit Jahren führt er agile Projekte zum Erfolg – so auch als Senior Enabler für die Wachstumsberatung enable2grow mit Hauptsitz in Berlin.

 

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