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Die Buchführung als Informationsquelle

14.02.2011

Viele Unternehmer empfinden die Verpflichtung zur Aufzeichnungen ihrer Geschäftstätigkeit als lästiges Übel. Dabei steckt darin vielmehr eine wertvolle Informationsquelle - wenn sie richtig genutzt wird.

Der Jahreswechsel bietet die Chance all jene Dinge in die Realität umzusetzen, die man sich bereits seit längerer Zeit vorgenommen hat. Sich das Rauchen abzugewöhnen oder endlich mehr Sport zu machen ist dabei ungleich schwerer, als die Buchführung zu optimieren. Wovon man in jedem Fall profitiert.
Wer nun beschließt aus der Buchführung mehr rauszuholen, sollte sich zunächst überlegen, welche Informationen er überhaupt herauslesen möchte. Die Aufzeichnungen sollten dann dementsprechend strukturiert werden.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit drei Standorten. Werden die Umsätze und Aufwendungen ohne Gliederung nach Warengruppen beziehungsweise Standorten erfasst, kann nur erkannt werden, wie hoch das gesamte erwirtschaftete Ergebnis ist. Eine genaue Analyse, wie es zu diesem Ergebnis kommt, oder wo der Hebel angesetzt werden soll, ist dabei nicht möglich.

Interessensfelder ausloten
Mit Hilfe der Saldenliste kann geprüft werden, wo eine tiefere Gliederung sinnvoll und effizient ist.
Die Gliederung des Waren- bzw. Materialeinsatzes sollte entsprechend der Gliederung der Erlöse nach Filialen erfolgen – dies ermöglicht eine strukturierte Gegenüberstellung von Erlös und Einsatz je Warengruppe. Ebenso macht es Sinn, die fixen Aufwendungen wie Löhne, Miete etc. sofort den einzelnen Standorten zuzuordnen.
Mit ganz einfachen Mitteln kann man so seine Entscheidungsgrundlage – die Buchführung – wesentlich verbessern. Man kann damit die perfekte Basis schaffen, um die Stärken des Unternehmens gezielt nutzen zu können, beziehungsweise die Schwächen zu erkennen. Im Konkreten zumindest um grob feststellen zu können, welche Filiale wie läuft.
Die Informationen der Buchführung sollten auch für die Kostenrechnung und Kalkulation genutzt werden.
Ab welchem Umsatz schreibt man eine „schwarze Null“? Die Gewinnschwellen-Analyse zeigt, ob die Umsatzziele ausreichen oder ob höhere Verkaufszahlen oder Einsparungen notwendig sind, um das gewünschte Erfolgsziel zu erreichen.

Ressourcen sinnvoller einsetzen
Welche Produkte oder Produktgruppen eines Sortiments sind für das Unternehmen am gewinnbringendsten und sollten demnach besonders gepusht werden? Mit Hilfe der Deckungsbeitragsrechnung kann diese Frage einfach und schnell beantwortet werden. In der Deckungsbeitragsrechnung werden den Umsätzen der Wareneinsatz inklusive Nebenkosten je Produktgruppe gegenübergestellt. Der Deckungsbeitrag kann – eine gut gegliederte Buchführung vorausgesetzt – einfach an Hand der Saldenliste ermittelt werden.
Dazu stellt man die Erlöse je Warengruppe den variablen Kosten (= Wareneinsatz) gegenüber. Die Differenz gibt an, welchen Beitrag jede Warengruppe zur Deckung der Fixkosten beiträgt.
Wenn die Fixkosten (Miete, Löhne, etc.) bereits aufgegliedert wurden, kann die Aussagekraft des Deckungsbeitrages – im Rahmen des „mehrstufigen Deckungsbeitrages“ noch aussagekräftiger ermittelt werden.

Zahlungsschwierigkeiten durch Finanz- & Liquiditätsplan vermeiden
Nichts ist schließlich fataler, als Zahlungsverpflichtungen nicht pünktlich nachkommen zu können. Aber auch ein zu hoher Stand an verfügbaren Zahlungsmitteln ist nicht sinnvoll, da dieses Geld ungenutztes finanzielles Potenzial darstellt, mit dem nicht gewinnbringend gearbeitet wird.
Der Liquiditätsplan hilft, die liquiden Mittel sinnvoll im Unternehmen einzusetzen und stellt gleichzeitig ein Planungsinstrument dar, um stets ausreichend mit liquiden Mitteln versorgt zu sein.
Die Buchführung bildet auch hier wieder die Basis: Welchen Zahlungsverpflichtungen muss in der nächsten Zeit nachgekommen werden? Welche laufenden Zahlungen sind zu erfüllen? Mit welchen Geldzuflüssen kann in der kommenden Zeit gerechnet werden?
Werden diese Überlegungen strukturiert nach Einnahmen und Ausgaben durchgegangen und zu Papier gebracht, hat man schon einen Finanzplan. Deshalb sollte man immer das Informationspotenzial der Buchführung nutzen.

Was die Buchhaltung leisten kann
Die Buchhaltung ist eine wichtige Informationsquelle, die in der Praxis leider oft ungenutzt bleibt:
Eine gut gegliederte Buchführung liefert bereits wesentliche Informationen, von denen bei der Planung und Steuerung des Unternehmens profitiert werden kann. Sie bildet auch die Basis für eine aussagekräftige Kostenrechnung.
Weiters liefert die Buchführung auch wesentliche Informationen, um daraus einen Finanz- und Liquiditätsplan abzuleiten. Dieser ist von zentraler Bedeutung bei der Planung des Zahlungsmittelbedarfes.

(Redaktion: Rudolf Siart)

 

Autor/in:
Redaktion.DieWirtschaft
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