Die Tagfrauen

Sekretärin, Assistentin, Office Managerin - die rechte Hand von Chef oder Chefin sitzt an einer Kommunikationsschnittstelle im Unternehmen. Das Beratungsunternehmens Secretary Search und die Donau-Uni Krems haben Manager und Assistentinnen zum Wandel des Berufsbildes befragt.

Von Maike Seidenberger Adressat
Foto Christian Michel

Loyal und diskret soll sie sein, stressresistent und erfahren obendrein, Humor ist ganz wichtig - so sieht das Anforderungsprofil für die ideale Spitzenassistentin österreichischer Vorstände und Geschäftsführer aus. Klassisch daran ist nur, dass nach wie vor 98 Prozent dieser Bürojobs von Frauen erledigt werden. Für Elisabeth Weghuber, Geschäftsführerin der Personalberatung Secretary Search, wenig überraschend: "Frauen sind umsichtiger und dienstleistungsorientierter."
Was in den Vorzimmern der Macht noch gefragt ist:
- Hard Skills, wie Word, Englisch ("ist im Realeinsatz oft gar nicht so gefordert", schränkt Weghuber ein), Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Recherche und Informationsbeschaffung ("das war vor drei Jahren noch bei Null"), Know-How zur Organisation von Veranstaltungen, bürotechnisches Verständnis (also den Papierstau im Drucker ohne Servicetechniker beheben oder, ganz wichtig, dem Chef nach Lektüre der Bedienungsanleitung sein neues Handy erklären können).
- Soft Skills, vor allem Vertrauenswürdigkeit, vernetztes Denken und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Eigeninitiative, unternehmerisches Denken und wirtschaftliches Know-How, Humor und Charakter ("kein Mauerblümchen, sondern jemand, der Farbe hat"), soziale Sensibilität und die Fähigkeit, Netzwerke zu knüpfen. Ein Muss ist auch Flexibilität in jeder Hinsicht (Reisebereitschaft, Arbeitszeiten wie der Boss und die Willigkeit, auch beim Gehalt zurückzustecken, wenn ein Jobwechsel ansteht).

Sekretärin - Assistentin - Office Manager
"Wir bewegen uns in drei Begrifflichkeiten", umschreibt Weghuber das sich wandelnde Jobprofil. Die klassische Sekretärin, die auf Anweisung arbeitet, Kaffee kocht und zum Diktat erscheint, ist im Aussterben. Assistentinnen "sind teilweise Stabsstellen, machen nur zu etwa 20 Prozent Assistenzarbeiten, zu 80 Prozent aber Management- bzw. projektbezogene Tätigkeiten" - das reicht von der Vorbereitung von Kundenpräsentationen über Reisemanagement und Eventorganisation (vor allem für Schlüsselkunden) bis zum Zusammentragen und Aufbereiten des Materials für Aufsichtsratssitzungen. Nennt sich die Frau im Vorzimmer "Office Manager", hat sie oft auch Verantwortung für Personaladministration oder Facility Management, koordiniert nicht selten ganze Assistentinnen-Pools. Den Kaffee kochen sich viele - jüngere - Chefs dann schon selber.
Das Aufgabenprofil sei in KMU nicht wesentlich anders, meint Weghuber, "da muss die Assistentin eher noch mehr erledigen." Etwa wenn ein Kunde oder Lieferant plötzlich vor der Tür steht und unangemeldet den Chef treffen will.

Eineinhalb-Personen-Karriere
Jedenfalls sind Chefs und ihre Assistentinnen oft eingespielte Teams (einer der für die Studie befragten Verstände nannte seine "meine Tagfrau"), die gelegentlich auch schon mal "genussvoll miteinander fighten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen". Das kann bei Wechseln des Top-Managements problematisch werden. Geht ein Boss, nimmt er manchmal die Sekretärin mit. Vor allem ältere "honorige" Manager kümmern sich auch um das "Outplacement" der Tagfrau, wenn sich ihr eigener Ruhestand nähert, und suchen ihr einen neuen Job.
Hat ein Top-Manager zwei (oder mehr) Assistentinnen, hält Weghuber vor allem eine klare Kompetenz- und Aufgabenteilung für wichtig, damit die Vorzimmerdamen einander nicht ins Gehege kommen. Auch ein vorab definierter Hierarchie-Unterschied hat sich bewährt - "dann gibt es eben eine Junior-Position", gleichsam eine Assistentin der Assistentin.
Beim Gehalt sind die Chefs offenbar schottischer, als sie selbst meinen: Von 40 befragten Managern gaben 47 Prozent an, Jahresbruttogehälter für Top-Assistentinnen lägen zwischen 40.000 und 50.000 Euro. Von den 60 befragten Assistentinnen bestätigten das nur 34 Prozent. Ähnlich ist die Diskrepanz in der Einschätzung des idealen Alters: Während ein Drittel der Assistentinnen meinen, es läge unter 30 Jahren, haben die Bosse nichts gegen ältere Office Manager einzuwenden - 42 Prozent ist das Alter schlichtweg egal.
(9/04)

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