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Kultur sucht Raum

14.11.2016

Die Gestaltung des Büros ist eine heikle Sache: Sie muss den finanziellen Anforderungen Rechnung tragen und soll gleichzeitig effizientes, modernes Arbeiten ermöglichen. Wie der Spagat gelingen kann, erklärt der Immobilien- und Büroexperte Andreas Gnesda.

Andreas Gnesda

Wie sieht heute ein zeitgemäßes Büro aus?
Das beste Büro ist jenes, das aus der Organisation und Kultur des Unternehmens entsteht. Büro sollte gebaute Haltung sein. Es gibt also kein richtig oder falsch. Im Trend liegen aktuell Open Space-Büros, die eine große Vielfalt an Möglichkeiten und Platzgestaltungen bieten. Sie sollen Räume für die Begegnung der Mitarbeiter schaffen. Kommunikation genießt darin einen hohen Stellenwert. Idealerweise finden sich im Open Space verschiedenste Einrichtungen und Raumgestaltungen, die den Austausch fördern. Aber auch Telefonräume, wo in Ruhe gesprochen werden kann, Naturräume mit Pflanzen oder eine Cafeteria sind darin möglich. 

Und wo wird wirklich gearbeitet?
Das ist der Paradigmenwechsel: Immer und überall. Auch in solchen Räumen kann konzentriert gearbeitet werden.

Ist so eine Gestaltung bereits der Regelfall oder noch eher eine Ausnahme?
Rund ein Viertel der Büros sieht so aus, und weitere 50 Prozent sind in Ansätzen und Teilbereichen so gestaltet. Der größte Teil ist aber noch klassisch mit Schreibtischen und ein paar Zonen, etwa für Meetings, ausgestattet. Allerdings verschließt sich heute kaum jemand neuen Arbeitsplatzkonzepten vollkommen. 

Welche Rolle spielt der Kostenfaktor bei der Bürogestaltung? 
Der Kostenfaktor ist meistens der Anlass, um eine Veränderung herbeizuführen. Bei den Projekten, die wir betreuen, sehen wir seit Jahren, dass jede Firma, die Standort wechselt, im Schnitt 10 bis 15 Prozent weniger Fläche braucht. Große Organisationen, die auf Desksharing und Open Space umstellen, sind sogar in der Lage, bis zu 33 Prozent der Fläche einzusparen. Da stecken große finanzielle Einsparungspotenziale drin.

Und wie gut funktionieren solche Konzepte, wenn es der Rotstift ist, der zur Umgestaltung führt?  
Die Unternehmen haben immer drei Ziele: Kostenreduktion durch Flächenreduktion. Ziel Nummer zwei: Prozesse optimal auf der Fläche abbilden. Das dritte Ziel ist die Kultur: Die Unternehmen wollen ihre Kultur lebbar und erlebbar machen. Die reine Kostenorientierung, ohne an der Kultur zu arbeiten, wird nicht funktionieren. Das stößt auf massiven Widerstand der Mitarbeiter. 

Kann man seine Kultur überhaupt durch eine Bürogestaltung verbessern?
Es muss klar sein, dass man sich nicht mit Räumen eine Kultur geben kann, die nicht der eigenen entspricht. Kultur kann nur echt und authentisch sein, weil sie aus Werten und aus einer Haltung entspringt. Das kann einem nicht ein Berater machen, der ein paar Möbel aussucht und einen Flipper hinstellt. 

Wie viel Vorbereitungszeit braucht ein Unternehmen, damit das Zusammenleben im Open Space funktioniert?
Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter ist der zentrale Erfolgsindikator. Ich kann nur dringend empfehlen, in die Arbeit mit den Mitarbeitern zu investieren und zwar in einem weitaus größeren Ausmaß, als in die neuen Möbel. Stufe 1: Mitarbeiter informieren. Stufe 2: Mitarbeiter in die Entscheidungs- und Entwicklungsprozesse integrieren und involvieren. Stufe 3: Die Mitarbeiter inspirieren und begeistern. Das braucht Zeit, Ressourcen und Engagement. 

Welche Rolle spielen Verhaltensregeln in Open Space-Büros?
Zunächst ist es wichtig, immer Rückzugsorte einzuplanen, wo konzentrierte Arbeit in Ruhe möglich ist. Die Akustik ist in diesem Zusammenhang immer ein großes Thema. Aber verordnete Regeln sind meistens zum Scheitern verurteilt. Es ist dagegen sehr sinnvoll, eine Haltung im Unternehmen zu erzeugen. Das dauert aber. Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass sie sich rücksichtsvoll verhalten müssen. Da geht es um Respekt, um Wertschätzung. Wenn man das versteht und verinnerlicht, braucht es keine Regel mehr. 

Und das funktioniert?
Ja, denn jeder will ungestört sein und akzeptiert das auch beim anderen. Das liegt im persönlichen Interesse aller Mitarbeiter. 

Wie schnell kann sich eine Neugestaltung des Büros refinanzieren?
Über die Flächenreduktion geht das sehr rasch. Hier liegt der Return on Investment manchmal unter einem Jahr. Der weit größere Hebel liegt in der Produktivität, im Engagement der Mitarbeiter, in der Motivation – aber das ist nur sehr schwer messbar. 

Gibt es Studien und Belege dafür, dass eine offene Architektur wirklich der Produktivität dient?
Ich kenne keine.  

Stichwort Akzeptanz: Gibt es Unterschiede zwischen Alt und Jung?
Die Älteren sind interessanterweise gar nicht so abgeneigt. Die größte Gruppe der Skeptiker liegt in der Gruppe zwischen 35 und 45 Jahren, weil für sie das Büro ein Karrieremerkmal ist. Sie tun sich schwerer, so etwas abzulegen als ein 55-Jähriger, der sich nicht mehr darüber definiert.

Muss beim Open Space auch das Management mitziehen?
Ich denke, gleiches Recht für alle muss nicht sein, denn es gibt auch unterschiedliche Funktionen und  Aufgaben. Aber: Alle müssen sich zur Haltung bekennen. Bei der Erste Bank sitzen auch die Vorstände im Open Space. Ich glaube nicht, dass das sein muss, aber als Signal an die Mitarbeiter ist es großartig.

Was muss man bedenken, bevor man so ein Projekt angeht?
Man sollte sich ganz ehrlich die Frage stellen: Warum machen wir das überhaupt? Vordergründig wird oft ein neues Büro gewünscht, oft kommt dann aber nach Monaten heraus, dass es um ganz andere Dinge geht. Darum, dass sich das Unternehmen eine neue Kultur verpassen will, manchmal geht es auch darum, die Organisation zu verändern. Oft liegen also strategische Fragen dahinter. Diese zu klären, ist wichtig. 

Und wenn der Grund die Kosten sind?
Dann sollte man es ehrlich kommunizieren. Ein Unternehmen kann durchaus sagen: Wir müssen entweder Personal abbauen oder Fläche einsparen. Das ist eine klare Sache, nicht sehr positiv, aber das werden alle akzeptieren. In so einem Fall ist es nicht sinnvoll zu behaupten, dass es gut für die Mitarbeiter ist. Es reicht, dass die Maßnahme sinnvoll und notwendig ist. Die Mitarbeiter spüren, ob man ehrlich ist.

Autor:
Mag. Stephan Strzyzowski
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